Die Speditionsbranche ist von ihrem Ziel „Spedition 4.0“ noch meilenweit entfernt. Stattdessen stehen veraltete Technologien, unvollständige Kundenanfragen, verbesserungswürdiger Vertriebserfolg, hohe Prozesskosten und ein intransparentes Marktgeschehen auf der Tagesordnung. Ein Grund: Mangelhafte Digitalisierung der Prozesse. Das ergab eine qualitative Umfrage der Karlsruher Logistik- und Organisationsberatung Prolog-Team unter deutschen Transportunternehmen.
Wettbewerbs- und Termindruck, Fachkräftemangel, rechtliche Hürden – die Herausforderungen für die Transport- und Logistikbranche sind vielfältig. Um sich gegen die Marktbegleiter durchzusetzen, müssen Unternehmen eingehende Transportanfragen mit größtmöglicher Effizienz abwickeln. Das erfordert ein intelligentes und dynamisches Prozessmanagement. Stattdessen stehen unvollständige Kundenanfragen, verbesserungswürdiger Vertriebserfolg, hohe Prozesskosten und ein intransparentes Marktgeschehen auf der Tagesordnung. Die Karlsruher Logistik- und Organisationsberatung Prolog-Team ist im Auftrag von Conloxx, einem Lösungsanbieter für digitale Prozesse im Bereich Transportlogistik, den Ursachen auf den Grund gegangen. Dafür wurden 90 ausgewählte mittelständische Speditions- und Logistikunternehmen zu ihrem Tagespreismanagement bei Transportanfragen befragt. Thomas Selbach, Geschäftsführer von Conloxx, sowie Martin Stoll, Geschäftsführer von Prolog-Team, analysieren bei blogistic.net die erstaunlichen Ergebnisse und geben konkrete Handlungsempfehlungen für ein verbessertes Handling von Transportanfragen.
Nichts ist selbstverständlich
Dabei klingt es nach einer Selbstverständlichkeit: Klar definierte Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche sind für den Unternehmenserfolg bzw. für eine gute Kundenbetreuung wesentliche Kriterien. Ansonsten ist es wahrscheinlich, dass sich niemand für die nachvollziehbare, zeitnahe und qualitativ hochwertige Bearbeitung der Transportanfragen verantwortlich fühlt; und diese quasi ins Leere laufen. Trotzdem geben rund 20 Prozent der befragten Speditionen an, dass sie die zuständige Abteilung nicht benennen können. Ein effizientes Arbeiten ist dadurch praktisch ausgeschlossen. Demgegenüber stehen diejenigen Unternehmen, bei denen die Verantwortlichkeit eindeutig geklärt ist. So nimmt in rund 34 Prozent der Unternehmen der Verkauf Transportanfragen entgegen und wickelt diese ab. Der Disponent ist bei circa 28 Prozent der Umfrageteilnehmer verantwortlich. Das ist sinnvoll, da er für gewöhnlich den besten Überblick über die Kapazitäten und die Verfügbarkeiten von Fahrzeugen und Personal hat.
Mit einer Frachtsoftware lassen sich Fehlerrisiken vermeiden. In den Stammdaten hinterlegt der Spediteur seine Angebotsbedingungen. Diese werden dann vom System bei jeder Angebotserstellung automatisch hinzugefügt. Zudem garantieren sie eine maximale Revisionssicherheit, da alle relevanten Daten lückenlos und automatisch archiviert werden. Thomas Selbach, CEO Conloxx
Vergangenheit findet statt
In Zeiten eines zunehmend hart umkämpften Marktes spielen für den Erfolg einer effizienten Transportabwicklung drei Faktoren eine wesentliche Rolle: Prozessoptimierungen, Revisionssicherheit und Compliance. Ersteres ist nötig, um die Kapazitätsengpässe – etwa den Arbeitskräftemangel – bei einem gleichzeitig boomenden Transportmarkt zu kompensieren. Das kann nur erreicht werden, wenn die internen Abläufe mit größtmöglicher Effizienz durchgeführt und mit geringem Personaleinsatz organisiert werden. Inzwischen fordern daher viele Kunden von ihren Transportdienstleistern eine Verpflichtungserklärung zu Compliance und setzen zudem die Beachtung der Revisionssicherheit voraus. Mit der gewissenhaften Einhaltung dieser Vorgaben punkten Speditionen also bei der verladenden Wirtschaft. Kein Wunder also, dass rund zwei Drittel der befragten Speditionen angeben, dass Compliance und Revisionssicherheit wichtige Aspekte ihrer Transportangebote sind.
Telefon, Fax und Mail. Umso erstaunlicher ist es, dass mehr als 70 Prozent der Umfrageteilnehmer ihre Transportanfragen noch immer via Telefon, E-Mail oder Fax erhalten. Lediglich jedes siebte Unternehmen nennt Frachtsoftware wie etwa Get-Rates als wesentlichen Bestandteil des Geschäftsprozesses. Dabei ist die Verwendung klassischer Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax und E-Mail durchaus tückisch, weil Fehlerbehaftet. Durch das Fehlen wichtiger Informationen wie Terminvorgaben und Abmessung entstehen nämlich schnell Missverständnisse. Abgesehen davon ist diese Art der Kontaktaufnahme mit einem hohen Personalaufwand verbunden. Zudem muss der Spediteur darauf achten, dass er seine Angebote rechtssicher erstellt, um etwaigen rechtlichen Problemen bei Sach- oder Vermögensschäden vorzubeugen. „Mit einer Frachtsoftware lässt sich ein solches Risiko vermeiden. In den Stammdaten hinterlegt der Spediteur seine Angebotsbedingungen. Diese werden dann vom System bei jeder Angebotserstellung automatisch hinzugefügt. Zudem garantieren sie eine maximale Revisionssicherheit, da alle relevanten Daten lückenlos und automatisch archiviert werden“, sagt T. Selbach gegenüber blogsitic.net.
Lückenhafte Anfragen erschweren Abwicklung
Fragt man Spediteure, wie lange sie für die Abwicklung einer Transportanfrage brauchen, erhält man laut Studie in den meisten Fällen überraschende Antworten: Sowohl im Bereich Luft- und Seefracht als auch im Lkw-Landverkehr beträgt die Abwicklungsdauer einer Transportanfrage mehr als 30 Minuten. Lediglich jedes neunte Speditions- und Logistikunternehmen der Studie benötigt für diesen Vorgang weniger als fünf Minuten. Vor dem Hintergrund, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen mindestens 50 Anfragen zu Tagespreisen pro Tag und Standort erhalten, wird sofort offensichtlich, dass ein Großteil des Arbeitstages mit der Bearbeitung von Transportanfragen vergeht.
Technik von gestern. Der Schuldige für die zeitintensive Abwicklung ist schnell identifiziert: die Kommunikation via Telefon, E-Mail und Fax. Die befragten Speditions- und Logistikunternehmen haben häufig mit lückenhaften Anfragen der Kunden zu kämpfen. Als Konsequenz muss – manchmal sogar mehrmals – nachgefragt werden, bis alle relevanten Informationen vorliegen. Bei bis zu 1000 Transportanfragen, die eine Spedition im Monat erhält, kommen so schnell hunderte Stunden für die Bearbeitung zusammen – ein riesiger Kostenfaktor. Besonders ärgerlich: Ein erfolgreicher Abschluss ist deshalb längst nicht garantiert.
Mit Software zur transparenten Preiskalkulation
Eine exakte und effiziente Preiskalkulation ist in der Transportbranche oberstes Gebot. Trotzdem führen rund 36 Prozent der Speditions- und Logistikunternehmen eine manuelle Kalkulation der Preise durch. „Die Methode der manuellen Preiskalkulation hat allerdings zwei Haken: Zum einen ist sie fehleranfällig, zum anderen mangelt es an einer einheitlichen Berechnungsgrundlage“, weiß Martin Stoll, Geschäftsführer von Prolog-Team. Dagegen nutzt ein Drittel der Unternehmen Kalkulationssoftware, die eine saubere und transparente monetäre Kalkulation von Angeboten ermöglicht. Softwares wie die cloud-basierte Web-Applikation Get-Rates verfügen ebenfalls über eine solche Funktion, die zudem die Basis für den mittelfristigen Trend des Real-Time-Quotings bzw. Instant-Quotings schafft. So wichtig die Preiskalkulation für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss ist, so bedeutend sind Datenanalysen und statistische Auswertungen als Parameter zur Beurteilung von Kundenbeziehungen bzw. Vertriebserfolg. Das sehen auch 85 Prozent der Umfrageteilnehmer so. Der Ist-Zustand spricht jedoch eine andere Sprache. Denn die manuellen Kommunikationsprozesse liefern kein verwertbares Datenmaterial. Da der Benchmark fehlt, lassen sich keine belastbaren Erkenntnisse gewinnen.
Wer auf moderne Online-Tools verzichtet, vergibt leichtfertig die Chance, mit wenig Aufwand den Kundenstamm zu erweitern und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu verringern. Martin Stoll, CEO Prolog-Team
Speditionen sind voreingenommen
Die meisten Speditionen kennen die Vorteile eines Online-Systems für Tagespreise. So sind rund 76 Prozent der Ansicht, dass sich mit einem solchen Tool der administrative Aufwand deutlich reduzieren lässt. Mehr als 75 Prozent sehen die interne Transparenz bei Themen wie Administration, Archivierung oder Auswertung durch die Nutzung dieser Systeme als gegeben. Circa 70 Prozent der Unternehmen stimmen der Aussage zu, dass ein digitales System die Revisionssicherheit bezüglich der Transportbeauftragung deutlich steigert. Nichtsdestotrotz setzen nur wenige Speditionen im täglichen Geschäft tatsächlich auf Online-Tools. Der Grund: Sie sind im Hinblick auf Web-Anwendungen voreingenommen. Das liegt nach Aussagen der befragten Unternehmen hauptsächlich daran, dass die ersten Systeme dieser Art offene Frachtenbörsen waren bzw. immer noch sind. „In offenen Frachtenbörsen ist für die Auftragsvergabe ausschließlich der günstigste Preis ausschlaggebend. Moderne, objektive Softwarelösungen wie beispielsweise Get-Rates arbeiten nicht als Preisdrücker, sondern als Prozessoptimierer“, erklärt M. Stoll.
Chancen werden leichtfertig vergeben
Anhand der Ergebnisse lässt sich schlussfolgern, dass die festgefahrenen Strukturen im Speditions- und Logistikgewerbe ein effizientes und transparentes Prozessmanagement im Bereich der Transportanfragen zu Tagespreisen verhindern. „Wer auf moderne Online-Tools verzichtet, vergibt leichtfertig die Chance, mit wenig Aufwand den Kundenstamm zu erweitern und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu verringern“, fasst M. Stoll die Konsequenzen veralteter Technologien für eine wettbewerbsfähige Transportabwicklung zusammen. Die Unternehmen sollten daher ihre bisherige Praxis kritisch hinterfragen und die Integration eines Online-Systems für Tagespreise unvoreingenommen unter die Lupe nehmen.
