Für jeden individuellen Unternehmensbedarf gibt es mittlerweile die richtige Softwarelösung. Die Herausforderung liegt darin, diese aus der großen Masse herauszufiltern. Der ISL Group ist dies gelungen, als sie eine Business-Intelligence -Lösung für die rasche Kostenstellenauswertung benötigte. Eine Case von Madeleine Wisserodt
Die ISL Group gilt als ein führender Anbieter ganzheitlicher Logistiklösungen für Automobilhersteller, Automobilzulieferer und Industrie. Sie unterstützt diese dabei, ihre Wertschöpfungspotenziale entlang ihrer gesamten Lieferkette zu erschließen und auch auszuschöpfen. Der Konzern mit Hauptsitz in Saarwellingen besteht aus fünf operativen Firmen und beschäftigt weltweit 450 Mitarbeiter. Die Buchhaltung für alle Gesellschaften erfolgt zentral im Stammhaus. Zum Konzern und auf die heutige Größe ist das ehemalige Einzelunternehmen seit etwa 2008 beständig angewachsen. Irgendwann musste hinsichtlich des Zahlenwerks dann eine Entscheidung getroffen werden: Sollte man dem alten System treu bleiben oder ein neues einführen?
Business-Intelligenz als Lösung. Für die Buchhaltung nutzte die ISL Group schon seit vielen Jahren das DATEV-System und ist bis heute davon sehr überzeugt. Daher beschloss man damals, bei diesem System in der Buchhaltung zu bleiben. Allerdings gab es ein Problem: Die bestehende Lösung bot keine Möglichkeit für unkomplizierte und schnelle Kostenstellenauswertungen. Diese waren aber mittlerweile essentiell wichtig für den Konzern. Abhilfe schaffen konnte hier die Business-Intelligence -Lösung BPS-ONE von Denzhorn aus Ulm, die 2010 zunächst nur in einer Gesellschaft der ISL Group eingeführt wurde und inzwischen konzernweit sehr erfolgreich eingesetzt wird.
Schnelle Auswertungen unterstützen Entscheider
„Buchhaltungstechnisch ist DATEV für uns optimal. Die Lösung wurde auch bereits in der Vergangenheit für unsere Zwecke etwas umgebaut und erweitert“, erklärt Dirk Foss, Leiter Finanzen & Controlling der ISL Group, gegenüber blogistic.net, wie es zu der heutigen Lösung kam. „Aber in puncto Auswertungen für Kostenstellen war DATEV sehr kompliziert und aufwändig. Jetzt geht monatlich per Excel ein Datenexport aus DATEV in BPS-ONE. Das Zahlenwerk einmal zu übertragen, ist eine Sache von wenigen Minuten pro Firma. Und das ist eine deutliche Erleichterung.“
100 Prozent Auswertung. Durch BPS-ONE ist nun auf Knopfdruck eine hundertprozentige Auswertung pro Kostenstelle möglich. Durch diese monatlichen Reportings behalten die Verantwortlichen in der ISL Group den Überblick über die Entwicklung in sämtlichen Geschäftsbereichen. Pro Gesellschaft gibt es zwischen zehn und 20 Kundenprojekte, die einzelne Kostenstellen darstellen. Anhand der monatlichen Auswertungen mit Ist-Stand, Planstand und Vorjahreswert sehen die Bereichsleiter sofort, wie sich Umsätze und Kosten in ihrem Verantwortungsbereich entwickeln – und können bei Bedarf, wie z.B. Kostenabweichungen, schnell korrigierend eingreifen.
Buchhaltungstechnisch ist DATEV für uns optimal. Die Lösung wurde auch bereits in der Vergangenheit für unsere Zwecke etwas umgebaut und erweitert. Aber in puncto Auswertungen für Kostenstellen war DATEV sehr kompliziert und aufwändig. Dirk Foss, Leiter Finanzen & Controlling ISL Group
Konzernweites Rollout. Nachdem die BI-Software im ersten Unternehmen alle Anforderungen erfüllt hatte, kam BPS-ONE schnell auch in den anderen Gesellschaften zum Einsatz. Seit 2013 wird es konzernweit und nahezu täglich für verschiedene Aufgaben, wie Controllingauswertungen, aber vor allem auch für Ergebnis-, Cashflow- und Liquiditätsplanungen genutzt. Gerade in diesen Bereichen sind die Prognose- und Simulationsfunktionalitäten ein erheblicher Zusatznutzen für die ISL Group. Liegen diese Informationen doch einzeln für jedes Unternehmen und auch konsolidiert zur Firmengruppe vor. Mit der Lösung arbeitet neben der Controlling- und Finanzabteilung auch die Geschäftsführung. Mitarbeiter in der Controllingabteilung pflegen das System und stellen die fertigen Auswertungen direkt der Geschäftsführung zur Verfügung. Auch die Standortleiter in Deutschland und im Ausland bekommen über das System die monatlichen Reportings über die Performance ihrer Kostenstellen.
Lösung für volatile Anforderungen
Die Anbindung von BPS-ONE an das bestehende DATEV-System erfolgte problemlos mittels einer Standard-Schnittstelle. „Dass dies schnell und unkompliziert geht, war für uns ein Hauptfaktor“, so Dirk Foss. „Ich muss auch sagen, dass die Zusammenarbeit mit BPS-ONE – sei es über die Hotline oder mit dem für uns zuständigen Mitarbeiter – bis jetzt immer hervorragend war.“ Vom Beratungsgespräch mit Denzhorn bis zum fertigen Einsatz der Lösung in der ISL Group vergingen etwa acht Wochen. In dieser Zeit wurde eine Datenbank speziell nach den Wünschen von ISL aufgebaut. In der Folge waren noch einige optische und auch systemtechnische Anpassungen nötig – die insbesondere die Darstellung der Auswertungen betrafen –, die alle schnell und nach Kundenwunsch vorgenommen wurden.
Personalkosten auf Mitarbeiterebene. Seit etwa zwei Jahren befindet sich die ISL Group im zweiten Schritt des Projekts: Neben dem Thema Finance sind nun auch die Personaldaten in BPS-ONE hinterlegt. Über das Personalmodul können mit geringstem Aufwand die Planungen der Personalkosten auf Mitarbeiterebene erstellt werden. Diese werden mit den Lohndaten verknüpft und ermöglichen somit detaillierte Soll-Ist-Vergleiche. Für ISL ist das sehr vorteilhaft, denn es bedeutet nach der beschleunigten Auswertungserstellung eine weitere große Zeitersparnis und zusätzliche Transparenz. Und da Budgetierung von jeher ein großes Thema in der ISL Group ist, denkt man auch bereits leise über weitere Erweiterungsmöglichkeiten Portfolio aus Ulm nach.
Nix is‘ fix. Konkrete Pläne gibt es zum jetzigen Zeitpunkt allerdings noch nicht. „Das, was wir momentan haben, reicht erst einmal aus“, findet Dirk Foss. „Ob wir da in Zukunft noch was tun, kann ich jetzt nicht beantworten.“ Wenn es doch dazu kommt, weiß sich die ISL Group bei Denzhorn in den besten Händen. In dem Beratungshaus sieht Foss einen starken und zuverlässigen Partner: „Wir wachsen stetig und BPS-ONE geht dieses Wachstum mit. Das ist für uns ein wichtiges Kriterium, ebenso wie die Möglichkeit, die Software an unsere betrieblichen Erfordernisse anzupassen.“ Genau das also, was ein Konzern in der sich ständig bewegenden und verändernden Logistikbranche braucht: Softwarelösungen, die mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen können.
