Der oberösterreichische Veredelungsspezialist HTR hat seine individuellen Bestell- und Auftragsprozesse mit einem Self-Service-Portal digitalisiert und automatisiert. Die Lösung bietet jetzt den Kunden eine standardisierte, flexible Bestellmöglichkeit ihrer höchst individuellen Wünsche. Gleichzeitig verschafft das neue System dem Unternehmen eine umfassende Transparenz seiner Aufträge und beschleunigt den Bestellprozess. Das Digitalisierungsprojekt wurde gemeinsam mit dem IT-Business-Solutions-Spezialisten DCCS umgesetzt.
DCCS beseitigt Zettelwirtschaft
Der Veredelungsspezialist HTR mit Sitz in Thalheim bei Wels gehört zur RICO-Gruppe und ist auf die Wärmebehandlung von Metallen spezialisiert. Seit 25 Jahren bietet das Unternehgmen eine breite Palette von Dienstleistungen an. Dazu zählen etwa Vakuum- und Schutzgashärten, Nitrieren, Plasmanitrieren und Induktionshärten. HTR beschäftigt hierfür rund 60 Mitarbeitende und beliefert Kunden in ganz Österreich und den angrenzenden deutschsprachigen Gebieten. „Wir haben keine festen Kundenverträge, sondern arbeiten ausschließlich auftragsbezogen. Da jeder Kunde andere Anforderungen an die Veredelung seiner Bauteile stellt, ist es zeitaufwändig, die individuellen Bestellungen und Wünsche des Kunden in Aufträge für unsere Härterei umzusetzen. Deshalb suchten wir nach einer digitalen Lösung, um unsere Prozesse zu standardisieren, effizienter zu gestalten, Fehlerquellen zu eliminieren und unseren Kunden größtmögliche Flexibilität und Servicequalität zu bieten“, beschreibt DI Klaus Höggerl, Geschäftsführer der HTR, die Herausforderung gegenüber den Medien.
Vielfalt machte handschriftliche Auftragsübermittlung nötig
Bislang wurden die zu veredelnden Teile mit einem Zettel als Auftrag angeliefert. Diese Aufträge waren oft handgeschrieben, teilweise ungenau und erschwerten das Auftragsmanagement erheblich. Denn dies erforderte nicht selten einen Rückruf beim Kunden, um den Auftrag genau zu spezifizieren. Außerdem war aufgrund fehlender Vorabinformationen zu Aufträgen keine Ressourcenplanung möglich. Die vielen unterschiedlichen Aufträge sollten daher, von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung, vollständig digital abgebildet werden. Ziel war es, die Auftragsinformationen früher zu erhalten, um die Anlagen der Härterei optimal auslasten zu können. Gleichzeitig sollte die Lösung an das zentrale ERP-System andocken und das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens, zeitnah und flexibel mit hoher Qualität zu liefern, stärken. „Die meisten Aufträge wickeln wir in etwa dreieinhalb Tagen ab. Viele Aufträge sind zeitkritisch, die Kunden fragen häufiger nach. Deshalb wollten wir ein System schaffen, das es den Kunden ermöglicht, rund um die Uhr Bestellungen aufzugeben und Informationen über bestehende Aufträge zu erhalten“, erklärt K. Höggerl die Anforderungen.
DCCS – Digitalisierungsplattform als Grundlage
Auf der Suche nach einem Implementierungspartner entschied sich HTR für den IT-Business-Solutions-Anbieter DCCS. „Uns war ein regionaler Partner wichtig, außerdem hatte unser Schwesterunternehmen bereits sehr gute Erfahrungen mit DCCS als Digitalisierungspartner gemacht. Das vorgeschlagene Konzept war schlüssig und nachvollziehbar“, so K. Höggerl. Als Basis für die Entwicklung des Bestellportals wählte DCCS die Low-Code Plattform WEBCON BPS. Sie bietet nämlich bei der Modellierung von Prozessen und der Automatisierung mit Workflows eine sehr gute Basis. Darüber hinaus kann das System als On-Premise-Variante im Unternehmen gehostet werden. Das Kundenportal ermöglicht zudem eine standardisierte und klar strukturierte Auftragsabwicklung. Definierte Kombinationen von Härteverfahren und zulässigen Werkstoffen werden jetzt im System hinterlegt, so dass auch komplexe Aufträge korrekt erfasst werden können. Die direkte Anbindung des Portals an das ERP-System automatisiert außerdem den Bestellprozess und minimiert so den manuellen Aufwand bei der Auftragsabwicklung. Und last but not least dient das Portal auch als „Single Point of Information“ für die Kunden von HTR. Sie können nun dort ihren Auftragsstatus, die Auftragshistorie und weitere relevante Informationen jederzeit abrufen.
DCCS-Lösung meistert herausfordernde Komplexität
Die Vielfalt der technologischen Verfahren und Materialien in einem logischen Prozess und einem digitalen Auftragssystem abzubilden, war eine große Herausforderung. „Wir arbeiten mit mehreren hundert Werkstoffen, die mit unterschiedlichen Veredelungsverfahren bearbeitet werden können. Daraus ergeben sich tausende Kombinationen beziehungsweise Arbeitspläne“, erklärt K. Höggerl. Da diese Logik für den Anwender oft nicht ersichtlich ist, war es sehr anspruchsvoll, das Portal dennoch für den Kunden bedienerfreundlich und verständlich zu gestalten. Die Logik im Hintergrund abzubilden und den Prozess von der Eingabe im Portal bis ins ERP und wieder zurück durchgängig zu digitalisieren, war daher eine große Aufgabe. Hier hat DCCS mit seinem tiefen Verständnis für unsere Prozesse konstruktiv und professionell unterstützt“, ist K. Höggerl zufrieden. Nach vielen Workshops, agilen Umsetzungsschritten, Testläufen und Anpassungen konnte schließlich die neue Lösung in den Echtbetrieb gehen. Das Self-Service-Portal und das ERP-System kommunizieren jetzt über eine vorkonfigurierte Schnittstelle mit WEBCOM BPS. So kann die Portallösung die Daten einer Bestellung mit dem Warenwirtschaftssystem abgleichen und beispielsweise einen möglichen Bearbeitungs- und Liefertermin generieren. Wird der Auftrag bearbeitet, meldet das ERP Statusänderungen an das Portal zurück, die dort für den Kunden sofort sichtbar sind.
Effizienter, durchgängiger Bestellprozess
Die handschriftlichen Bestellungen zu lesen, zu kontrollieren und in das Warenwirtschaftssystem einzupflegen, war zeitaufwändig und fehleranfällig. Alle wesentlichen Informationen wie Materialqualität, Veredelungsverfahren, gewünschter Liefertermin, Prüfzeugnis oder Sonderwünsche mussten von der Auftragsbearbeitung erfasst und manuell in das ERP-System übertragen werden. Das neue Auftragsportal von DCCS bildet jetzt den gesamten Prozess digital und durchgängig bis ins ERP-System ab. Gleichzeitig können HTR-Kunden ihre Bestellungen rund um die Uhr in das Portal eingeben. Dabei werden sie durch ein übersichtliches Menü geführt, das unter anderem mögliche Werkstoffe und Härteverfahren anzeigt und so die Auswahlmöglichkeiten präzisiert. „Zusätzlich bietet das Portal die Möglichkeit, wiederkehrende Bestellungen direkt aus der Bestellhistorie zu generieren, anstatt diese erneut erfassen zu müssen. Das ist eine spürbare Vereinfachung für den Kunden“, freut sich K. Höggerl über die Effizienzsteigerung.
DCCS-Lösung beschleunigt sämtliche Prozesse
Nach der Online-Bestellung wird nun automatisch ein Begleitschein inklusive QR-Code erzeugt, den der Kunde druckt und der Ware beilegt. Beim Wareneingang von HTR werden dann der QR-Code gescannt, die Daten automatisiert erfasst und die gelieferte Ware im ERP-System verbucht. Nach einer Stückzahlkontrolle kann der Auftrag sofort dann zur Bearbeitung übernommen werden. Das spart erheblich Zeit und hilft, Rückrufe beim Kunden wegen fehlender Informationen sowie Fehler bei der Auftragserfassung zu vermeiden. „Das Portal beschleunigt den gesamten Prozess und erhöht die Planbarkeit und Auslastung der Anlagen der Härterei enorm. Somit hilft es uns, sowohl mehr Effizienz und Produktivität zu erreichen als auch Energie zu sparen, weil die Anlagen effizienter genutzt werden können“, erläutert K. Höggerl die positiven Aspekte des DCCS – Systems für den Veredelungsspezialisten.
Hohe Benutzerfreundlichkeit und volle Transparenz
Mit einem Friendly-Customer-Test wurde das Portal übrigens über gleich mehrere Monate auf Usability und Benutzerfreundlichkeit geprüft. Die daraus resultierenden Verbesserungen und Ideen wurden bzw. werden sukzessive umgesetzt. So sollen beispielsweise zusätzliche Auswahlfelder integriert werden, um den Bestellprozess weiter zu optimieren. „Die Logik und die Usability eines Systems sind entscheidend für den Erfolg“, so der Geschäftsführer. In rund zwei Jahren Echtbetrieb hat sich die hohe Benutzerfreundlichkeit des Portals bewährt. Um es jetzt noch breiter einzusetzen, wird sowohl die Funktionalitäten als auch die Benutzerführung kontinuierlich verbessert. Das Portal hilft HTR somit, sich durch zusätzliche Services von den Marktbegleitern abzuheben, ist man beim Veredelungsspezialisten überzeugt. Dank der Bestellhistorie hat der Kunde jederzeit Einblick in den Status seiner Bestellung, der gesamte Prozess ist nachvollziehbar. „Die Kunden profitieren von mehr Transparenz und Information. So konnte man die notwendigen Rückfragen erheblich reduzieren. In der Auftragsabwicklung von HTR macht sich das neue Portal durch eine deutliche Effizienzsteigerung bemerkbar. „Dank des DCCS – Systems sparen wir bei Aufträgen über das Portal rund 50 Prozent an Zeit gegenüber klassischen Bestellungen. Nicht nur wir sind schneller, auch die Ware ist schneller beim Kunden“, freut sich K. Höggerl. Auch Fehler bei der Auftragserfassung konnten damit deutlich reduziert werden. „Die Verantwortung für die Richtigkeit der Bestelldaten liegt jetzt beim Kunden, der das Bestellformular online ausfüllt“, erklärt K. Höggerl.
Integration weiterer Prozesse und Services mit DCCS
HTR plant jedoch weitere Investitionen in das System. So sollen die Schnittstellen erweitert und Kunden zusätzliche Services und Informationen, wie z.B. Prüfprotokolle bei der Bestellung, zur Verfügung gestellt werden. In einem weiteren Schritt ist die Anbindung an das HTR-Transportsystem geplant. So will man den eigenen Fuhrpark, mit dem die die Ware abgeholt und ausliefert werden, besser auslasten. Außerdem so soll bereits bei der Bestellung das Ladungsgewicht eingegeben und über das Portal an HTR übermittelt werden. Dadurch können die Fahraufträge im ERP-System vordisponiert und in den digitalen Gesamtprozess integriert werden.
Geplant ist auch, Rechnungen, Qualitätsnachweise, Prüfzeugnisse und Zertifikate im Portal bereitzustellen sowie eine Historie der bisher klassisch abgewickelten Aufträge anzulegen. Damit sollen den Kunden bereits beim ersten Einstieg in das Portal wiederkehrende Aufträge ermöglicht werden. „Viele Stammkunden haben die Vorteile des neuen Systems erkannt und schätzen den Mehrwert, den es ihnen bietet. Dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit DCCS konnten wir das herausfordernde Projekt erfolgreich meistern und werden das System und die Services für unsere Kunden kontinuierlich gemeinsam weiterentwickeln“, so K. Höggerl abschließend.
DCCS in Kürze
Das Unternehmen (DCCS IT Group) aus Wien ist ein unabhängiger IT-Dienstleister mit über 330 Expert:innen an sieben Standorten in Europa, darunter Graz, Mainz, Stuttgart, Sarajevo, Tuzla und Wels. Seit über 30 Jahren bieten die Digitalisierungsspezialisten maßgeschneiderte und zukunftsfähige Software- und Digitalisierungsprojekte für Kunden aus verschiedenen Branchen an.
Projekthighlights & -ergebnisse
- Intuitives Self-Service Portal für Kunden ermöglicht jederzeitige Bestellungen und bietet volle Transparenz (z.B. aktueller Auftragsstatus, Bestellhistorie etc.)
- Reduktion von Fehlerquellen durch Optimierung und Digitalisierung des Bestellprozesses
- Signifikante Effizienzsteigerung in der Warenvereinnahmung und Abwicklung von Aufträgen
- Erhöhung der Planbarkeit und Optimierung der Auslastung der Anlagen der Härterei inklusive Energieeinsparungen
- Anbindung an das ERP-System über eine REST-Schnittstelle und automatisierte Datenübernahme
- WEBCON BPS basierte Low-Code Lösung
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