PERSONALAKTE – Digitalisierung schafft Platz und ist sicher

Die gruppenweit über 1.300 Mitarbeiter werden an einem zentralen Sitz verwaltet. (Foto: Gehring)
Die gruppenweit über 1.300 Mitarbeiter werden an einem zentralen Sitz verwaltet. (Foto: Gehring)

Ein Logistikkonzern aus Nordrhein-Westfalen hat im Zuge seiner gruppenweiten Digitalisierungsinitiative die digitale Personalakte und ihre Verwaltung eingeführt. Verant­wortlich für Konzeption, Scannen und Indexieren der Personaldokumente von mehr als 1.300 Mitarbeitern war die Gehring Group.

Ein nicht namentlich genannt werden wollender Eigentümer und Betreiber einer stark frequentierten logistischen Drehscheibe mit entsprechend hohem Güterumschlag, unterhält mehrere Tochtergesellschaften. Zu seinem Full-Service-Angebot gehören unter anderem weltweite Logistikkonzepte, multimodale Transportleistungen, industrielle Verpackung und die Entwicklung von brachliegenden Industrieflächen zu modernen Logistikarealen. Die erzielten Umsätze liegen im dreistelligen Millionen-Euro-Bereich.

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Im Büro zu sitzen und eben nur dort Akten aus dem Schrank ziehen zu können für sich und andere, hat mit moderner Kommunikation nichts zu tun. (Foto: Gehring)

Zentrale Personalverwaltung

Die gruppenweit über 1.300 Mitarbeiter werden an einem zentralen Sitz verwaltet, personalrelevante Stellen gibt es zudem an den zwei jeweils mehrere hundert Kilometer entfernten Standorten. Das zentrale Personalmanagement auf Basis einer rein physischen Datenhaltung bedingte bislang, dass nicht alle notwendigen Unterlagen überall verfügbar waren und zeit- wie kostenintensive Behelfe über das Bereitstellen von Kopien zu erfolgen hatten. Ein Zustand, der schlichtweg nicht zeitgemäß war und im Zuge einer ohnehin gestarteten organisationsweiten Digitalisierungsinitiative geändert werden sollte.

Frühe Entscheidung. „Im Büro zu sitzen und eben nur dort Akten aus dem Schrank ziehen zu können für sich und andere, hat mit moderner Kommunikation nichts zu tun“, betont die Leiterin für das operative Personalmanagement. „Vielmehr muss heute in einem modernen Unternehmen jeder Berechtigte in der Lage sein, von überall aus und direkt auf die für seine Arbeit gerade benötigten Unterlagen zuzugreifen – nur so ist ein effizientes verteiltes Arbeiten möglich.“ Vor diesem Hintergrund fiel Ende 2017 der grundsätzliche Entscheid für die Umstellung auf eine digitale Personalaktenverwaltung.

Personalakte auf der Agenda

Zunächst erfolgten Sichtung und Auswahl eines zuverlässigen Partners zur Umsetzung des allein schon angesichts des einzuscannenden Aktenvolumens ambitionierten Vorhabens; so reicht der Umfang der Personalunterlagen von rund 20 Einzeldokumenten bei Neueinstellungen bis hin zu zwei dicken Ordnern bei langjährig Beschäftigten. Hinzu kommt, dass das Erfassen des personen­bezogenen und damit hochsensiblen Datenmaterials in einer entsprechend sicheren Umgebung zu erfolgen hatte, gerade im Hinblick auf Gebäude- und IT-Sicherheit. Einzuhalten waren hierbei insbesondere die einschlägigen Daten­schutzvorgaben aus DSGVO, BDSG und andere Vorschriften. Bei der Markt­sondierung punktete die Gehring Group mit einem überzeugenden Konzept sowie schlüssigen und durchdachten Service-Leistungen, die in einem stimmigen Preis-Leistungs-Verhältnis standen. Außerdem lagen belastbare Kundenreferenzen vor und letztlich stimmte auch das Vertrauensverhältnis zwischen den Beteiligten von Beginn an.

Personalakte – Hohe Sicherheit

„Bei der Umsetzung des Projekts hat sich sehr anschaulich bestätigt, wie hochgradig professionell die Gehring Group vorgeht“, berichtet die Personal­management-Verantwortliche. Als ein Beispiel von vielen beschreibt sie das hohe Niveau im Datenschutz, das die Gehring Group bereits im Selbstanspruch mitbringt und als Messlatte auch bei der Kundenbetreuung anlegt. „Das fängt schon bei der Auswahl der Mitarbeiter an, die alle auf die einschlägigen Daten­schutzgesetze und zur Geheimhaltung verpflichtet sind, und geht bis hin zum Transport der Dokumente per Direktfahrt ins Scan-Center auf einem Hoch­sicherheits-Areal. Die dafür eingesetzten Fahrzeuge sind durchgängig GPS-überwacht und die Akten liegen stets in verplombten Kisten – da wird absolut nichts dem Zufall überlassen.“

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Entgegen der ursprünglich angedachten Strategie, alle Akten je Mitarbeiter sozusagen en bloc in nur einer PDF-Datei zusammenzuführen, entschied man sich letztlich doch für das Anlegen von Einzeldokumenten je Vorgang. (Foto: Gehring)

Personalakte – Einzeldokumente versus Sammeldatei

Entgegen der ursprünglich angedachten Strategie, jede Personalakte pro Mitarbeiter sozusagen en bloc in nur einer PDF-Datei zusammenzuführen, entschied man sich letztlich doch für das Anlegen von Einzeldokumenten je Vorgang. Von großem Vorteil ist dieser Weg gerade dann, wenn zu einem späteren Zeitpunkt Teile der Akten entsorgt werden sollen oder Mitarbeiter zielgerichtet bestimmte Dokumente benötigen. Auf einige Testläufe und Nachjustierungen im Juli folgte schon im September 2018 das etappenweise Produktivscannen. Seither holte die Gehring Group einmal pro Woche Personaldokumente im Umfang von rund 50 Aktenordnern vor Ort ab, um diese in eigenen Räumen am Standort Oberhausen mit dem selbstentwickelten Profi-Scan-Client ArchiCapture® zu digitalisieren. Dabei indexierten die Mitarbeiter die Unterlagen nach einem von der Personalabteilung vorgegebenen 15-teiligen Kriterienkatalog. Per Mausklick erfolgte hier die Zuordnung beispielsweise der führenden Gesellschaft oder auch der Dokumentenart wie zum Beispiel Vertrag, Gehalt oder Altersvorsorge. Jeder Archivalie wurde zudem nach visueller Sichtung ein eindeutiges Datum als Bestandteil des Dateinamens zugewiesen.

Nach zwischengeschalteter Qualitätskontrolle und Freigabe durch den Kunden wurden die Originale bei der Gehring Group sachgerecht vernichtet und entsorgt; lediglich eine Rumpfakte mit Originalarbeitsverträgen ist im Hoch­sicherheitslager zur Langzeitarchivierung verblieben. Die Gehring Group hat abschließend die indexierten PDF/A-Dateien an den Kunden für den Import in dessen Personalverwaltungssystem übergeben und die Rohdaten in der Arbeitsumgebung datenschutzgerecht gelöscht.

Lediglich eine Rumpfakte mit Originalarbeitsverträgen ist im Hochsicherheitslager von Gehring zur Langzeitarchivierung verblieben. (Foto: Gehring)

Erfolgreich “nicht beendet”

Bei dem als fortlaufend angelegten Projekt erfolgten noch während der Bestandserfassung auch immer wieder Zusortierungen von Dokumenten, wie sie sich üblicherweise aus der Personalführung ergeben. Die initiale Personal­aktendigitalisierung für 1.300 Mitarbeiter wurde im Februar 2019 erfolgreich abgeschlossen. Auch künftig übernimmt die Gehring Group konzernweit den Scan-Service für die Akten neuer Mitarbeiter und alle Bestandsbewegungen.

„Mit der Umstellung auf eine digitale Personalaktenverwaltung haben wir jetzt für alle Berechtigten den schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten

Unterlagen realisiert und dabei gleichzeitig den Sicherheitsstandard erhöht“, freut sich die Kundin. So lassen sich Dateien im Gegensatz zur physischen Datenhaltung viel effizienter gegen Brand, Überschwemmung oder auch den Zugriff Dritter aufbewahren. „Außerdem haben wir kräftig Platz gespart. Gut 35 Quadratmeter Aktenablagefläche sind frei geworden und damit Raum für ein neues Büro für zwei Mitarbeiter.“

gehring.group

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