Tools für elektronische Beschaffung sind kein knappes Gut. Aber die Digitalisierung und digitale Projekte sind darum noch lange kein Selbstläufer. Einkäufern fehlt zuweilen der Durchblick. Reinald Schneller, Geschäftsführer von Netfira (Walldorf) spricht mit Sabine Ursel und sagt, wann schnelle, flexible Lösungen für operative Aufgaben reichen und welche Rolle der digitalen Lieferantenanbindung zukommt.
BLOGISTIC.NET: Herr Schneller, auf dem Markt für Digitalisierung und elektronische Einkaufslösungen hat sich über 20 Jahre hinweg mittlerweile die Spreu vom Weizen getrennt. Einkäufer sollten eigentlich inzwischen wissen, wer und was gut für sie ist. Oder?
R. Schneller: Im Prinzip schon. Aber so einfach ist es nicht. Die Implementierung von Tools unterliegt nicht nur den jeweiligen Anforderungen der Einkaufsabteilungen, sondern auch den spezifischen Interdependenzen in den Unternehmen. Die Erwartungshaltung der internen Bedarfsträger ist nicht zu unterschätzen. Die Beteiligten schauen mit Argusaugen darauf, was sich ändert und vor allem wie schnell sich Vorteile für sie generieren lassen. Das steht nicht immer im Einklang mit dem Zeitplan des Einkaufs. Im späteren Verlauf spielen dann auch die Motivation für Neues und unbedingte Bereitschaft zur Anwendung eine Rolle. Wichtig ist vor allem, dass der Einkauf weiß, wohin er seine Rolle weiterentwickeln will. Das muss er proaktiv vertreten. Im Zuge von Einkauf und Industrie 4.0 ist die vom Einkauf gewählte elektronische Beschaffungslösung sowohl für operative als auch strategische Aufgaben elementar wichtig. Es geht schließlich auch um den Ruf im Unternehmen. Das haben aber noch nicht alle Unternehmen realisiert.
BLOGISTIC.NET: Plug and Play erwartet sicher keiner. Dennoch haben noch immer viele KMU Hemmungen, sich in digitale Prozesse zu begeben. Das Übermitteln von Faxen an den Lieferanten ist längst noch nicht passé. Was sagen Sie einem zögerlichen Einkäufer?
R. Schneller: Ich sage ihm, dass vor allem kleinere Unternehmen und solche mit überschaubaren, eher geringen Bedarfen in der Tat lange auf passende technische Konzepte warten mussten. Die gibt es aber längst. Operativ lässt sich so gut wie alles automatisieren, auch Belegflüsse mit allen Lieferanten. Oftmals reicht eine einfache, schlanke Lösung für operative Abläufe aus. Nicht jeder braucht gleich Bausteine für Strategisches wie Spend oder Kollaboration. Ich empfehle meinem Gesprächspartner, passgenaue Tools so auszuwählen, dass sich später Benötigtes anflanschen lässt, wenn echter Bedarf besteht. Das geht freilich nur, wenn er von vornherein mit dem für ihn richtigen Anbieter arbeitet. Das hinlänglich verbreitete Verkaufsargument „Je größer der Anbieter, umso mehr kann er“ stimmt im Übrigen nicht.
BLOGISTIC.NET: Neigen KMU zu überdimensionierten Lösungen?
R. Schneller: Ich glaube nicht. Sie kaufen dann lieber gar nichts oder behelfen sich mit anderen meist alten Mitteln. Ein typisches Beispiel: Man hat ein OCR-basiertes System für Rechnungen vor vielen Jahren eingeführt und glaubt nun, dass man das auch für andere Belegflüsse nutzen kann. Das geht schief und erzeugt meistens noch mehr Arbeit als zuvor, weil diese Systeme nicht genau genug arbeiten. Außerdem sind sie für eine durchgängige Digitalisierung einer Lieferkette oder auch nur für eine bidirektionale Anbindung eines Lieferanten ungeeignet, denn sie übertragen ja keine Daten oder Belege in beide Richtungen.
BLOGISTIC.NET: Hand aufs Herz: halten Sie den Anbietermarkt im Bereich der Digitalisierung und elektronischer Einkaufslösungen wirklich für transparent?
R. Schneller: Nein, ich gebe Ihnen da recht: Wenn der Einkauf im Mittelstand stöhnt, dass noch zu viele manuelle Tätigkeiten im Alltag den Fortschritt der Digitalisierung behindern, dann haben die Marketingabteilungen der Dienstleister ihre Hausaufgaben nicht gut gemacht. Meine Botschaft ist aber auch: Der Einkauf muss ebenso Vorarbeit leisten. Erst wenn ich weiß, was ich will oder was zukünftig von mir erwartet wird, bin ich als Einkäufer im Vorteil. Es geht ja um die Beschäftigung mit mehr Wertschöpfung und automatisierten bzw. digitalisierten Abläufen, die allen internen Bedarfsträgern Effizienzgewinne verschaffen sollen.
BLOGISTIC.NET: Nicht alle Digitalisierungsprojekte sind von Erfolg gekrönt. Darüber wird nicht gerne offen geredet. Was sind aus Ihrer Sicht Gründe für suboptimale Ergebnisse oder gescheiterte Projekte?
R. Schneller: Viele scheitern daran, dass die technische Anbindung zu aufwändig, zu teuer oder aus Sicht der Lieferanten schlichtweg nicht attraktiv genug ist. Nicht jeder braucht überdimensionierte Lösungen. Aber jeder braucht schlanke, schnell implementierbare Tools für die Automatisierung aller operativen Abläufe. Und dazu gehört, dass möglichst alle Lieferanten digital angebunden werden. Wer sich vor der Anbieterauswahl nicht hinreichend mit den Wünschen, Bedürfnissen und Möglichkeiten seiner Lieferanten beschäftigt, wer glaubt, er könnte den Lieferanten irgendetwas vorsetzen, das diese dann schon akzeptieren werden, erreicht weder die Automatisierung seiner operativen Aufgaben noch durchgängige Digitalisierung.
„Durch innovative Apps lassen sich alle Lieferanten, auch kleine, schnell und einfach anbinden.“ Reinald Schneller, CEO Netfira (Walldorf)
BLOGISTIC.NET: So mancher Anwender hat auch erst im Laufe der Implementierung gelernt, seine eigenen Anforderungen im Bereich der Digitalisierung und damit verbundener Einkaufslösungen genauer zu definieren. Das kann dann schon mal zur Erkenntnis führen, auf das falsche Pferd gesetzt zu haben.
R. Schneller: Ja, das kommt vor. Einige Unternehmen sind schon zurückgerudert, weil das Thema nicht wirklich verstanden wurde. Auch für Anbieter ist es dann nicht einfach. Aber auf einem lahmen Gaul auszuharren, rächt sich in allen Branchen und Unternehmensgrößen schnell. So verbrennt man intern. Oft setzt man auf bekannte Techniken wie EDI, Portale oder OCR. Gerade jetzt zeigt sich jedoch, dass man nach Alternativen oder zumindest nach Ergänzungen Ausschau halten muss. Ein neues Pferd zu satteln, kann aber am Ende effektiver sein, auch wenn es intern, vor allem bei der IT, nicht leicht zu verargumentieren ist. Umso wichtiger ist, im Vorfeld die abzusehenden Bedarfe in Hinblick auf die unterstützende Technologie genau umreißen zu können. Definierte Ausstiegsszenarien gehören definitiv auch dazu.
BLOGISTIC.NET: Welche Rolle spielt bei der Digitalisierung die Implementierungszeit? Große Unternehmen hängen ja mehrere Jahre in der kräftezehrenden Transformationsschleife. Einkäufer geben zu – meist hinter vorgehaltender Hand – dass komplizierte Anbindungen und die Dauer von Implementierungsprozessen oft frustrierend sind.
R. Schneller: Große mit immensem internationalem Bedarf, mit langwierigen Abstimmungsprozessen, vielen Beteiligten und Lieferantenkaskaden sind nicht der Maßstab für alle anderen. Ein System wie von Netfira, das die Bearbeitung von Anfragen, Angeboten, Bestellungen, Bestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und gegebenenfalls Lieferscheinen vollständig automatisiert und alle Lieferanten digital anbindet, ist in vier bis sechs Wochen implementiert. Tools für Ausschreibungen und Auktionen, Spend und Life Cycle Management, Vertragsmanagement, SRM und Kollaboration sind bei weitem nicht immer als Komplettpaket angezeigt. Die eigentliche Arbeit liegt in den operativen Beschaffungsprozessen. Diese gilt es hinreichend zu automatisieren, um dann ausreichend Zeit für strategische Aufgaben wie Lieferantenauswahl, Lieferantenbetreuung und Kooperationen zu haben.
BLOGISTIC.NET: IT und Einkauf sind nicht immer einer Meinung. Das hemmt Prozesse.
R. Schneller: Ja, in der Tat. Die IT versucht oft noch immer, auf traditionelle Techniken zu setzen. Oder man glaubt dort, im ERP-System gebe es genügend Funktionen, die den Einkauf zufriedenstellend abdecken. Der Einkauf braucht aber spezielle Features für seine spezifische Aufgabestellung bis hin zu P2P. Also Technologien, die aufgrund ihrer Modularität als Alternative oder als Ergänzung zu bestehenden Systemen eingesetzt werden können. Ich rate dringend dazu, die IT frühzeitig einzubeziehen, damit diese Kollegen sich mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen können. Sonst besteht die Gefahr, dass Projekte später im Prozess verlangsamt oder blockiert werden.
BLOGISTIC.NET: Welche Rolle spielt EDI bei der Digitalisierung?
R. Schneller: Es gibt bereits seit geraumer Zeit viele Technologien, die elektronische Transaktionen zwischen Käufern bzw. Einkäufern sowie Verkäufern bzw. Lieferanten ermöglichen. Electronic Data Interchange, also EDI, und auch Lieferantenpor¬tale sind die Techniken, die sich als die vielversprechendsten Techniken herausgestellt haben. Trotzdem ist ein großer Anteil der Lieferanten noch immer nicht elektronisch mit den Kunden verbunden. EDI ist für viele Unternehmen, vor allem Kleine, zu komplex und zu teuer.
BLOGISTIC.NET: Lieferantenportale erfreuen sich nicht allzu großer Beliebtheit. Warum?
R. Schneller: Lieferantenportale haben den Nachteil, dass den Lieferanten die Bürde der Dateneingabe zukommt. Es ist also nicht verwunderlich, dass die meisten Transaktionen zwischen Lieferanten und Kunden noch in Papierform und manuell abgewickelt werden.
BLOGISTIC.NET: Einkäufer klagen auch darüber, dass Optical Character Recognition, also OCR, keine zufriedenstellende nahtlose Anbindung bietet. Können Sie das nachvollziehen?
R. Schneller: Ja. Durch OCR ist es zwar gelungen, ein bestimmtes Niveau der Semi-Autom-atisierung zu erreichen. Dokumente, vor allem Rechnungen, werden gescannt und Daten extrahiert. Allerdings ist die Treffergenauigkeit bei vielen Belegarten sehr gering. Um den Inhalt des Dokuments richtig zu interpretieren, ist zusätzliche manuelle Arbeit notwendig, um Daten an angebundene Systeme wie ERP und Prozesse weitergeben zu können. Zudem ist OCR ein unidirektionales Tool, das den Daten- und Dokumentenfluss nicht in beide Richtungen ermöglicht. Hierdurch wird also das Prob¬lem der nahtlosen elektronischen Anbindung zwischen Unternehmen auch nicht gelöst. Das kann also keine effiziente Lösung für eine zukunftsgerichtete Digitalisierungsstrategie sein.
„Oftmals reicht eine einfache, schlanke Lösung für operative Abläufe aus. Nicht jeder braucht gleich Bausteine für Strategisches.“ Reonald Schneller, CEO Netfira (Walldorf)
BLOGISTIC.NET: Was ist der Kern Ihrer Lösung für den Einkauf?
R. Schneller: Sämtliche Prozesse wie Anfragen, Angebote, Bestellungen, Bestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und auch sonstige Belege und Dokumente wie Zeichnungen oder Zertifikate lassen sich damit automatisieren. Mit innovativen Apps, die auf Künstlicher Intelligenz beruhen, lassen sich alle Lieferanten in Minutenschnelle digital anbinden. Netfira ist modular gestaltet und ermöglicht so eine punktgenaue Abdeckung der Anforderungen des operativen Einkaufs. Die Lösung ist unkompliziert zu installieren und leicht anzupassen. Unsere Lösung hat sich in zahlreichen Bereichen bewährt. Sowohl große Unternehmen und vor allem der Mittelstand profitieren von dem hohen Automatisierungsgrad, den die Lösung mitbringt.
BLOGISTIC.NET: Gibt es auch bei Ihnen, wie so oft in der Praxis, Probleme in Sachen ERP?
R. Schneller: Nein. Unser Enterprise Buyer bietet eine nahtlose Integration mit dem ERP-System des Kunden oder auch Anbindungen zu bereits bestehenden Procurement-Tools.
BLOGISTIC.NET: Können Sie ein aktuelles Umsetzungsbeispiel aus der Praxis nennen?
R. Schneller: Der Wellness-, Pool- und Spa-Ausstatter Klafs in Schwäbisch Hall hatte zwar alle internen Abläufe über das bestehende SAP-System bereits automatisiert. Aber durch die fehlende Anbindung vieler Partner fiel nach wie vor hoher – vermeidbarer – Mehraufwand an. Der Großteil der Einkaufsprozesse wurde nach wie vor per Telefon, Fax und E-Mail erledigt. Das schnelle und unkomplizierte Onboarding durch Netfira gab den Ausschlag für ein neues System. Die Implementierung der Software dauerte nur ein paar Tage und hat sofort einen spürbaren Effekt gebracht.
BLOGISTIC.NET: Der Einkauf konnte also durch ein gut strukturiertes Projekt seine Imagewerte im Unternehmen und bei den Lieferanten ausbauen?
R. Schneller: Ja, und überdies wächst innerhalb des Einkaufs die Motivation. Wir wissen aus dem Feedback des Managements unserer Kunden, dass sich durch professionelle, flexible und gut handhabbare Tools auch die Attraktivität der Arbeitsplätze im Einkauf langfristig steigern lässt. Das war auch bei Cornelius in Langenfeld so, einem weltweit führenden Hersteller von Kühl- und Ausschanksystemen. Hier ging es darum, dass sich die neue Einkaufslösung gut in bestehende IT-Landschaften einfügt und sowohl für den Einkauf als auch auf Lieferantenseite alle relevanten Funktionalitäten abdeckt. Die Tatsache, dass sich die Lieferanten nicht umstellen müssen, sondern in ihrer gewohnten IT-Umgebung weiterarbeiten und trotzdem automatisieren können, hat für alle eine echte Win-Win-Situation geschaffen. Am Ende des Projekts waren bei Cornelius alle rund 450 Lieferanten produktiv angeschlossen. Die Umstellung hat mehr Kapazitäten für anspruchsvollere Aufgaben wie Krisenintervention oder strategische Fragen freigesetzt. Das macht Cornelius auch in Sachen Mitarbeiterbindung und Talentgewinnung interessant.
BLOGISTIC.NET: Sie kümmern sich bemerkenswert intensiv auch um den kritischen Erfolgsfaktor Lieferant.
R. Schneller: Ja, und das aus gutem Grund. Zieldesign unserer Lösung war von jeher die volle operative Automatisierung durch 100-prozentige Lieferantenannahme und Lieferantenanbindung. Deshalb ist es so wichtig, es ihnen so einfach wie möglich zu machen, bei der Anbindung zu kooperieren.
BLOGISTIC.NET: Was heißt das konkret?
R. Schneller: Der Einkauf braucht zum Beispiel Apps, die es dem Lieferanten leicht machen. Ihm dürfen keine Kosten und kein Aufwand entstehen. Der Lieferant sollte seine internen Prozesse nicht umstellen müssen und selbst von einer Anbindung auch einen Nutzen haben. Dann macht er mit.
BLOGISTIC.NET: Welche grundlegenden Fragen sollte der Einkauf potenziellen Anbietern stellen, bevor er sich für eine Lösung entscheidend?
R. Schneller: Das lässt sich an dieser Stelle nicht erschöpfend beantworten. Aber ganz wichtig sind belegbare Aussagen und Referenzen des Anbieters zu betriebswirtschaftlichem Nutzen, Flexibilität, Modularität und Zukunftsfähigkeit der Lösung. Zudem sollten sich auch Tools anderer Anbieter andocken lassen. Leider wird bei solchen Gesprächen der Aspekt externer Business Partner oft nicht ausreichend diskutiert. Das rächt sich später, wenn insbesondere kleinere Lieferanten an einer für sie obendrein oft teuren Anbindung verzweifeln.
Einkauf 4.0 funktioniert nur, wenn sich mindestens die meisten Lieferanten daran beteiligen – auch die kleineren. Reinald Schneller, CEO Netfira (Walldorf)
BLOGISTIC.NET: Große Unternehmen schaffen aber auf diesem Wege, ihre Lieferantenanzahl signifikant zu verringern. Motto: Wer nicht mithält, hat Pech gehabt.
R. Schneller: Das ist auf Dauer keine Lösung. Einkauf 4.0 funktioniert nur, wenn sich mindestens die meisten Lieferanten daran beteiligen – auch die kleineren. Untersuchungen zeigen, dass Lieferanten sich Automatisierungslösungen wünschen, die über eine Standardschnittstelle schnell zu implementieren und ohne Schulung leicht zu bedienen sind. Es ist letztlich keinem geholfen, wenn bewährte Kernkompetenzen am Nadelöhr des Datenaustauschs scheitern. Wir haben auch die gesellschaftliche Pflicht, Digitalisierung zum gemeinsamen Thema zu machen. Es gibt ja eine Lösung: Netfira bietet die Möglichkeit, Lieferanten kostenlos bequem und vor allem schnell anzubinden.
BLOGISTIC.NET: Wie lange dauert die Anbindung?
R. Schneller: Die Supplier App oder die MailConnect App sind innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Lieferanten können die Bestellung des Kunden unkompliziert elektronisch erfassen und bestätigen. Dokumente der Lieferanten, z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen, lassen sich direkt aus dem lieferanteneigenen System versenden, werden beim Einkauf automatisch überprüft und in die angebundenen Systeme eingegeben.
BLOGISTIC.NET: Wie gehen Lieferanten damit um, die unregelmäßig vom Einkauf beauftragt werden?
R. Schneller: Das Netfira BuyerPortal ermöglicht den Lieferanten jederzeit den Einblick in aktuelle Statusinformationen oder zurückliegende Transaktionen. Es ist zudem ideal für Lieferanten, die nur gelegentliche Bestellungen erhalten und diese direkt im Portal bearbeiten wollen. Netfira RealTimeConnect ermöglicht den Datenaustausch zwischen den ERP-Systemen des Einkaufs und der Lieferanten in Echtzeit und im Dialogbetrieb.
BLOGISTIC.NET: Wann wird der Einkauf aus Ihrer Sicht zum Innovationstreiber?
R. Schneller: Wenn er genügend Freiraum und Kapazitäten hat, das Thema zu voranzutreiben. Er muss in der Lage sein, über reibungslose operative Prozesse, möglichst alle Lieferanten, Partner und Dienstleister digital anzubinden. Ich wiederhole mich gerne: Ohne Lieferantenmitwirkung gibt es keine optimal funktionierende digitale Prozesskette.
BLOGISTIC.NET: Und welche Anbieter werden Ihrer Überzeugung nach überleben?
R. Schneller: Vor allem diejenigen, die auf moderne, innovative Digitalisierungstechniken setzen. Zukunftsfähigkeit von Lösungen ist unerlässlich, keine Frage. Wir bieten schon vieles an, was heute noch nicht im Kopf des Einkäufers Priorität hat. Er ist vielfach noch mit internen Gefechten und seiner undefinierten Rolle in der Zukunft beschäftigt. Wichtig ist, sich immer auch am jeweiligen Status quo der Praxis zu orientieren und dran zu bleiben. Wir müssen uns auch auf langsameres Fortschrittstempo einstellen können, Restriktionen ernst nehmen und durch belastbare Infos und Services entsprechend unterstützen.
BLOGISTIC.NET: Herr Schneller, vielen Dank für das Gespräch.
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