INDUSTRIE 4.0 – Systemwirrwarr behindert alles

Hype, Prophezeiungen, Visionen: Das Thema Industrie 4.0 wabert einer riesigen Cloud gleich über allen Branchen. Der Einkauf reklamiert sein Mitspracherecht für die Lieferketten der Zukunft. Gefordert sind handfeste Argumente und eine laute Stimme, denn es ist nicht einfach, wenn man sich der IT-Abteilung unterzuordnen hat. Ein Beitrag von Sabine Ursel

Die echtzeitfähige, intelligente Vernetzung von Menschen, Maschinen, Objekten und IKT-Systemen zum dynamischen Management komplexer Systeme ist Kernpunkt der Industrie 4.0. Im „Internet der Dinge“ wird das reale System (Produktion, Supply Chain etc.) virtuell abgebildet. Elemente können durch Vernetzung miteinander kommunizieren und selbstständig Entscheidungen treffen.

Schöne neue Welt? – Nicht unbedingt für den Einkauf, denn der muss seine Rolle innerhalb dieses Zukunftsszenarios erst noch finden. Wie das aussehen kann, wird derzeit innerhalb der Community intensiv diskutiert. Ein Problem, mit dem aber nicht nur der Einkauf zu kämpfen hat: es ist viel Theorie im Umlauf, die aber in der Praxis kaum erprobt ist. Die Einkaufsverbände in Österreich und Deutschland (BMÖ und BME) bemühen sich daher redlich, die Bedeutung des Einkaufs innerhalb der Industrie 4.0 zu postulieren: durch Studien, spezielle Veranstaltungsformate und Aktionen wie die BMÖ-Task Force Einkauf 4.0. Es gilt vorbereitet zu sein, denn die Geschwindigkeit wird rasant zunehmen und die Echtzeitkommunikation wird komplett neue Rahmenbedingungen schaffen, in denen sich traditionell geschulte Menschen erst zurechtfinden müssen.

Herausforderung. Wie lassen sich äußerst heterogene Gegenwartsstrukturen fließend an Zukunftsanforderungen anpassen, damit das eigene Unternehmen mit Partnern innerhalb der vierten industriellen Revolution wettbewerbsfähig zu agieren vermag? Der Weg ist steinig, denn das Silodenken in Unternehmen beim Einsatz von IT-Systemen führt abteilungsübergreifend zu Irritationen und behindert schnellen Fortschritt. Dabei stehen sich Strategien für unterschiedliche Wertschöpfungsstufen diametral gegenüber.

Die Situation. So haben Großunternehmen wie die Deutsche Lufthansa heute mitunter rund 40 unterschiedliche EDV-Systeme im Einsatz (Airline-Chef Carsten Spohr in einer Mitarbeiterversammlung) – mit allen erdenklichen Reibungspunkten an diversen Schnittstellen. Die Frage im fiktiven „Schauspiel Industrie 4.0“ ist daher nicht nur, wer welche Hauptrollen übernimmt, sondern ob Regisseure in der Lage sein werden, die teilweise wirren IT-(Handlungs-)Strukturen der Unternehmen im Sinne aller beteiligter Akteure zeitnah zu harmonisieren.

IT gibt Takt an, Einkauf folgt

Angesichts einer nicht unerheblichen Anzahl Einkäufer, die bis vor kurzem noch Scanner, Faxgerät und Excel-Listen als „Haupttools“ eingesetzt haben, ist es nicht verwunderlich, dass die IT-Abteilung vehement auf ihr Hoheitsgebiet pocht – die Auswahl unternehmensweiter Systeme; der Einkauf wird in der Regel nicht nach seinen Aufgaben, Bedürfnissen und benötigten Funktionalitäten gefragt. Vorrang haben traditionell die Belange von Produktion, Finanzen und Controlling. Weit verbreitete Denke: Ein Meta-System (meist SAP) für alle im Unternehmen bringt’s, und schließlich bietet es ja auch Bausteine für den Einkauf. Spätere Probleme der internen Bedarfsträger, etwa bei der Bestellung von Dienstleistungen, werden somit billigend in Kauf genommen, ebenso wie die Tatsache, dass insbesondere bei Großen so manches Feature einer arg komplexen Unternehmenssoftware ungenutzt bleibt, weil es von Mitarbeitern im Alltag als untauglich empfunden wird. Ein eigenes Einkaufssystem gilt vielerorts als Blinddarm, der sich – bitteschön – reibungslos an die SAP-Landschaft anzuflanschen hat. „Es fehlt eine übergreifende intelligente IT-Strategie, die alle Abteilungen und Know-how-Träger bei Auswahl, Nutzen und zukünftigen Anforderungen einbezieht und reibungslos korrespondierende Bausteine identifiziert“, sagt Joachim von Lüninck, Managing Partner der auf Einkauf und Supply Chain spezialisierten Unternehmensberatung AMC Group (Niederkassel/Bonn). Auch Florian Winterstein, Vorstand des internationalen Systemanbieters BravoSolution, verweist auf den Zeitfaktor: „Diejenigen CPOs und Einkaufsabteilungen, die das Potenzial in den nächsten zwei Jahren abgreifen, schaffen in Zeiten immer wichtigerer Time-to-Market einen erheblichen Wettbewerbsvorteil für ihre Unternehmen und damit den erfolgreichen Start zu Einkauf 4.0.“ Digitalisierung im Einkauf bringe nicht nur disruptive Chancen, sondern auch „lower hanging fruits“ durch fachliche Ausprägung und zeitnahen, praxisorientierten Einsatz neuer Informationsquellen und Technologien.

Telekom-Vorstandschef Timotheus Höttges fordert angesichts der rasanten Veränderungen „eine neue Generation von Managern“ und mehr Risikobereitschaft.

Telekom-Vorstandschef Timotheus Höttges

Einkaufssysteme und Gegenwartsprobleme

Die Hausaufgaben, vor denen der Einkauf tagtäglich steht, haben oftmals mit Zukunft wenig zu tun. „Viele Unternehmen implementieren Einkaufssysteme, die an der Jetztzeit ausgerichtet sind; das Thema Zukunft steht nicht im Scope“, so die Erfahrung von Lünincks.Derzeit beschäftigen sich viele Einkaufsabteilungen mit der technischen Realisierung des Verfahrens Procure-to-Pay (Bestellung, Auslieferung, Zahlungseingang und

Mahnwesen innerhalb der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung) – das ist State-of-the-Art … mehr nicht. Weil strategische, taktische und operative Aufgaben laut von Lüninck in Zukunft noch schlanker werden müssten, gehöre das Thema Prozesse eigentlich auf jede Einkaufsagenda. Nur wenige Entscheider realisierten aber die Notwendigkeit, IT-Prozesse unternehmensweit zu durchdenken und zukünftig zu harmonisierende Anforderungen aller Abteilungen zu antizipieren – eigentlich die Voraussetzung, um in das Thema Industrie 4.0 zeitnah, gezielt und professionell einzusteigen.

Schnittstelle Buchhaltung. „Im Bereich der A-Produkte sind viele Einkaufsabteilungen recht gut aufgestellt“, sagt Joachim von Lüninck. Bestellungen, Bestätigungen, Wareneingänge, Rechnungen und mit Abstrichen Gutschriftsverfahren liefen insbesondere bei bestandsgeführtem Material via SAP reibungslos. Auch Kataloge und Webshops seien gut eingeführt. Probleme gäbe es hingegen oft an der Schnittstelle zur Buchhaltung, wenn diese das Thema Bezahlen außerhalb des Einkaufssystems abwickelt. Accounts Payable (Lieferantenverbindlichkeiten) seien nicht immer eindeutig zuzuordnen, oft fehlten notwendige Einträge der Bedarfsträger, die sich über ihre to dos bis zum Punkt „Bezahlung“ nicht im Klaren seien. Auch bei der Abwicklung indirekter Materialien und B-Teile täten sich viele Fragen auf, und insbesondere das Vorgehen bei Dienstleistungen sei vielfach nicht geregelt.

Welche Systeme – welche Leistungen

Die Verantwortlichen könnten oft wichtige Fragen nicht beantworten, hat von Lüninck festgestellt. Was wollen wir erreichen und wie schaffen wir, dass alle Bedarfsträger, nicht nur der Einkauf, unser System verstehen und im Alltag komplikationslos annehmen? Nicht alles, was vom technischen Dienstleister als „amazon-like“ angekündigt werde, komme dann nach der Implementierung auch so „easy“ daher… Es fehle an Überblick, welche Systeme welche Leistungen abbilden. Hinzu kommt: Je mehr Features ein System abdecken soll, desto weniger Anbieter stehen zur Auswahl.“ Die Komplexität eingesetzter Tools sei teilweise „hanebüchen“ und mithin der Nutzungsgrad. Von Lünincks Rat: „Einkaufsverantwortliche sollten sich mehr in Diskussion über Systeme einmischen, schließlich müssen sie damit arbeiten. Und sie stehen in der Verantwortung, weiteren Bedarfsträgern eine komfortable, smarte Lösung an die Hand zu geben, die auch in Zukunft stringentes, strategiekonformes Handeln erlaubt.“

Industrie 4.0 und Einkauf

Was im Einkauf vielerorts fehlt, sind technische Basislösungen für SCM 4.0; wenige bieten technische Ausstattung und das Rüstzeug für weitergehende Entwicklungen im Bereich Industrie 4.0 und Einkauf 4.0“, sagt Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky von der Universität Würzburg. Dabei erhoffen sich die Einkäufer unisono eine Erhöhung der Produktivität und Effizienz ihrer Produktionssysteme durch den Einsatz von Instrumenten aus der Industrie 4.0-Welt, wie die jährliche Studie von Universität Würzburg und HTWK Leipzig mit den Partnerverbänden BME und BMÖ ergeben hat (März 2016). Thema: „Industrie 4.0: Wie verändern sich die IT-Systeme in Einkauf und SCM?“ (Mehr hierzu:  Elektronische Beschaffung 2016)

Unklare Vorstellungen. „In der Breite wissen die Unternehmen bisher nicht, wie sie aus der Industrie 4.0 Profit generieren und welche Lösungen sie entwickeln sollen, auch wenn es einige Best-Practice-Unternehmen gibt“, sagt Bogaschewsky. In Bezug auf die E-Supply Chain hat die Studie ergeben: Die erwarteten Veränderungen bewerten 18 Prozent der Befragten aus Deutschland und Österreich als sehr hoch, 47 Prozent als hoch – 57,4 Prozent sehen diese in drei bis fünf Jahren, 29,7 Prozent später. Starke Veränderungen erwartet man vor allem im verstärkten IT-Einsatz, im Automatisierungsbereich und in der Verbesserung der Transparenz und Kontrolle. Eine Schwächung der Rollen von Einkauf und SCM wird nicht erwartet.

Strategie und Einbindung des Einkaufs. 47,8 Prozent der Unternehmen verfügen laut Studie über keine Industrie 4.0-Strategie, 38,1 Prozent haben allenfalls eine grobe Vorstellung und lediglich 9 Prozent eine konkretisierte Strategie. 5,2 Prozent meinen, eine sehr konkrete Strategie entwickelt zu haben. KMU liegen mit 54,9 Prozent ohne Strategie deutlich hinter den Großen (32,6 Prozent). Die Funktion Einkauf/SCM ist zu 45,2 Prozent nicht an der Entwicklung der Industrie 4.0-Strategie beteiligt; 8,1 Prozent werden nicht informiert. 25,8 Prozent partizipieren als gleichberechtigter und 12,9 Prozent als nachgeordneter Partner. Die Verantwortung für das Thema Industrie 4.0 im Bereich Einkauf/SCM liegt primär auf der obersten Leitungsebene (41,2 Prozent), wobei 29,4 Prozent der Unternehmen eine Stabsstelle oder ein Projektteam einsetzen. Bei 17,6 Prozent ist niemand primär zuständig.

Industrie 4.0-Applikationen. Bei der Frage nach der Einbindung Industrie 4.0-bezogener Lösungen in die bestehende IT-Systemlandschaft sticht die Verknüpfung mit E-Ausschreibungstools (55 Prozent aktuell; 25 Prozent zukünftig) heraus. Zwar liegt der Zwang zur IT-Systemintegration insgesamt mit 91,6 Prozent und zur Verknüpfung mit SRM-Tools mit 89,5 Prozent summarisch vorne, jedoch hat hier die langfristige (zukünftige) Sicht deutlich höhere Bedeutung. Probleme bei der Einführung von Industrie 4.0-Applikationen werden im Mittel nur in leichtem bis schwachem Maß gesehen, wobei fehlende Standards, IT-Sicherheit, Datensicherheit und Know-how-Schutz, Folgen von Technikausfällen und mangelnde Qualifikation der Mitarbeiter am ehesten als Schwachpunkte gesehen werden. Hinsichtlich der Themen elektronische Unterstützung des Risikomanagements in der Supply Chain und Industrie 4.0 sei die Lage „mehr als ernüchternd“, so Bogaschewsky. Zudem konzentrierten sich die erwarteten Anwendungen auf mehr oder weniger evolutionäre Verbesserungen innerhalb bestehender Systeme, wohingegen „disruptive Innovationen“ unter Entwicklung neuer Geschäftsmodelle nur in Ausnahmefällen in der Vorstellungskraft der Verantwortlichen lägen.

Chance zur Positionierung

Das Thema Industrie 4.0 bietet neben allen Unwägbarkeiten zugleich die historische Chance, sich mit starken Argumenten in die Zukunftsdiskussion einzubringen: „Die stärkere Einbindung des Einkaufs im Bereich von Strategieerarbeitung und -umsetzung ist für die Zukunft empfehlenswert, die Digitalisierung der Wirtschaft kann ohne Einkauf und SCM nicht stattfinden“, betont Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky. Noch wird das Thema Industrie 4.0 von der Produktion getrieben, der Einkauf unterstützt allenfalls. „Wichtig ist für Einkäufer in diesem Zusammenhang, im Sinne von Supply Chain Management über Wertschöpfungsketten hinweg zu denken“, betont AMC-Chef Joachim von Lüninck. Es gelte zugleich, den Einkauf und SCM so attraktiv zu machen, dass junge Leute aufmerksam werden und Spaß an Mitarbeit haben.

„Gefragt sind Menschen mit der Fähigkeit des vernetzten Denkens und Handelns und mit dem Blick für das große Ganze“ Jivka Ovtcharova, bulgarische Ingenieurwissenschaftlerin und Professorin am Karlsruher Institut für Technologie

Wer bringt Gesamtkomplex „4.0“ voran?

„Gefragt sind Menschen mit der Fähigkeit des vernetzten Denkens und Handelns und mit dem Blick für das große Ganze“, so Jivka Ovtcharova, bulgarische Ingenieurwissenschaftlerin und Professorin am Karlsruher Institut für Technologie. Der Übergang zum „Mensch im Mittelpunkt der Betrachtung“ setze allerdings eine zukunftsfähige Innnovationskultur voraus, die ein grundlegend verändertes Verständnis der menschlichen Möglichkeiten und Bedürfnisse im Umgang mit Technologien, Arbeitssystemen und natürlichen Ressourcen, aber auch mit den Menschen selbst erfordere. Telekom-Vorstandschef Timotheus Höttges fordert angesichts der rasanten Veränderungen „eine neue Generation von Managern“ und mehr Risikobereitschaft.

Das Risiko des Scheiterns gehöre beim digitalen Wandel dazu, das müssten auch Aktionäre verstehen, zitiert das Wirtschafts- und IT-Magazin CIO in seiner Märzausgabe T. Höttges bei seinen Ausführungen auf der Technologiemesse CeBIT in Hannover.

Erfolgsfaktor Mittelstand. „Unternehmen erhoffen sich durch Industrie 4.0 neben neuen Geschäftsmodellen vereinfachte Arbeitsabläufe, einen schnelleren Austausch von Informationen sowie die bessere Abstimmung von Arbeits- und Produktionsschritten“, sagt Prof. Dr. Jivka Ovtcharova. Der Begriff „Industrie 4.0“ werde oft missinterpretiert und vorwiegend in Zusammenhang mit Industrieriesen gestellt. Medien verbreiteten die Annahme, dass es sich dabei um hochkomplexe, großflächige und investitionsintensive Produktionseinrichtungen handelt. Es werde Zeit, die Umsetzung smarter Produktion aus dem Vortragsmodus in die praktische Arbeit zu überführen. In Hinblick auf KMU seien möglichst einfach umsetzbare Maßnahmen für konkrete Alltagsprobleme gefragt. Smarte Produktion müsse greifbarer werden und zeitnah Gestalt annehmen. Fragen: Wann sind wir in Sachen Industrie 4.0 vollumfänglich arbeits- und handlungsfähig? Wie kommen wir vom Ist- auf den Sollzustand? Wie generieren wir messbare Mehrwerte für das Tagesgeschäft? Ovtcharova: „Wandel ist ohne Veränderungen in jedem einzelnen Unternehmen nicht denkbar. Der Wandel zu Industrie 4.0 findet an der Basis statt, in den Keimzellen unserer Wirtschaft – im Mittelstand.“ Zulieferer und Kunden seien dabei die wichtigsten Kooperationspartner – wobei die Vernetzung der kleinen Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern mit externen Partnern deutlich stärker sei als die großer Unternehmen. Der Übergang von der heutigen IT-zentrierten Systemsicht zu einer flexiblen flächendeckenden Prozessvernetzung in unterschiedlichen Unternehmensbereichen sollte laut Informationsmanagement-Expertin Ovtcharova idealerweise „schrittweise mit dem Blick auf das Ganze erfolgen, also auf Praxisrelevanz, Potenzial, Umsetzbarkeit und Mehrwert“.

Resumee. Eine große, weitgefasste und höchst verantwortungsvolle Aufgabe also, vor der Industrie 4.0-Regisseure stehen. Das Casting ist bereits angelaufen: Smarte Akteure aus Einkauf und auch aus dem Bereich Dienstleistung sollten sich umgehend um tragende Hauptrollen im gar nicht mehr so weit entfernten 4.0-Szenario bewerben. Das Gute: Der Ausgang des Dramas darf mitgestaltet werden. Ein starres Drehbuch gibt es nicht.

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