SOFTWARE-INVEST – Fehler bei Einkauf und Implementierung vermeiden

Software-Invest (Foto: Kai Niemeyer / www.pixelio.de)
Software-Invest – Das Bewerten, Auswählen und anschließende Bereitstellen neuer, unternehmensübergreifender Anwendungen beispielsweise im Bereich der Software & IT fordert von den Entscheidern den vollen Einsatz und höchste Konzentration. (Foto: Kai Niemeyer / www.pixelio.de)

Software-Invest – Technologie- und Softwareinvestitionen für effiziente Supply Chains und Prozesse wirken sich auf jeder Ebene eines Unternehmens aus. Sie sind dabei zumeist das Ergebnis von Strategieentscheidungen mit dem Ziel, sich beispielsweise neue Märkte zu erschließen oder Branchen- wie Kundenanforderungen besser zu bewältigen etc. Wie erfolgreiche Implementierungen angesichts begrenzter Ressourcen und volatiler Märkte gewährleistet werden können, das skizziert Tom Martucci, CTO von Consolidated Intermodal Technologies, CIT in diesem Fachbeitrag.

In Unternehmen eingesetzte Technologien sind das Rückgrat für die Umsetzung strategischer Entscheidungen des Top-Managements. Sie haben häufig das Ziel, neue Märkte zu erschließen und/oder volatile Kunden- und Branchenanforderungen bestmöglich zu erfüllen. Das Bewerten, Auswählen und anschließende Bereitstellen neuer, unternehmensübergreifender Anwendungen beispielsweise im Bereich der Software & IT fordert von den Entscheidern den vollen Einsatz und höchste Konzentration. Denn obwohl Softwaretechnologien für das Wachstum eines Unternehmens mittlerweile essenziell sind, treten dabei immer wieder Komplikationen und Fehler auf, welche im Laufe der Zeit zu hohen Kosten führen.

Richtig evaluieren und auswählen

Die Ursachen für gescheiterte Technologie-Investitionsprojekte werden dabei oft schon am Anfang gemacht, nämlich bei der Strategie selbst und der daran angeschlossenen Investitionsentscheidung. Es ist also notwendig, vor jeder Auswahl zu evaluieren, welchen Zweck man mit der Investition verfolgt. Erst dann können fundierte Entscheidungen über die Investition getroffen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob beispielsweise eine neue Softwaretechnologie betriebsübergreifend eingeführt werden oder von einer zu einer anderen migriert werden soll: Ein präziser Evaluierungs- und Auswahlprozess fördert die betriebliche Effektivität. Er stärkt zudem die Transparenz und Fluidität in der gesamten Organisation. Daher ist Verwendung eines gründlichen Evaluierungs-Mapping-Prozesses eines der mächtigsten Werkzeuge, die einer Organisation zur Verfügung stehen. Bevor sich Unternehmen also Technologie- und Investitionsprojekte insbesondere im Bereich der Software in Angriff nehmen, sollten sie wichtige, aber oft übersehene Punkte berücksichtigen, die in weiterer Folge angeführt werden.

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Erforderliche Funktionen und Ressourcen einrichten

Der wichtigste Faktor ist ein klar definierter Prozessplan, der die Softwareanforderungen identifiziert. Erst dadurch wird ein klareres Bild von User Storys, Integrationspunkten und Automatisierungsanforderungen erstellt, die später im Laufe des Projekts entweder übersehen werden oder ganz fehlen können. Die Definition vorhandener Schwachstellen innerhalb aktueller Prozesse ist hierbei ebenso wichtig wie die Definition der neuen Anforderungen und eines gewünschten Prozessplans, welche die neue Softwarelösung unterstützen soll. Die klare Beschreibung der erforderlichen Funktionen und die Identifizierung wichtiger Ressourcen tragen außerdem dazu bei, Fallstricke zu ermitteln und zu vermeiden, dass sich die unternehmensweite Ausrollung der Software verzögert.

Software-Invest – Kommunikation ist alles

Darüber hinaus ist es bei der Identifizierung von Schlüsselressourcen von entscheidender Bedeutung, die Kommunikationswege mit den wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen offen zu halten. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, allen Beteiligten bereits in den frühen Phasen des Projekts Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Dabei hat es sich bewährt, eine „Single Team“ -Denkweise zu schaffen, die die Anforderungen festlegt, basierend auf den Bedürfnissen von Abteilungen, Mitarbeitern und Führungskräften. Zu beachten ist auch eine On-Premise vs. Cloud-Betrachtung, also ob die Software auf eigenen Servern liegen soll oder in der Cloud, an wievielen Standorten sie laufen soll, wie viele Benutzer es geben soll sowie die Anzahl der Berechtigungsstufen etc. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Initiative die Erwartungen aller erfüllt.

Zentrale Fragestellungen: Haben Sie eine interne und Lieferantenvereinbarung mit der Zeitleiste und der Projektplanstruktur? Was fehlt Ihrem aktuellen System an Features, das Ihr Unternehmen benötigt? Würde eine neue Technologie einen oder mehrere Aspekte Ihres Betriebs verbessern? 

Erst Kundenbedürfnisse verstehen, dann Software-Invest tätigen

Software-Invest - Tom Martucci (Foto: CIT / RS MEDIA WORLD Archiv)
Software-Invest – T. Martucci: „Die Fehler bei Investitionen in Technologien werden nicht selten schon zu Beginn des Projekts gemacht.“ (Foto: CIT / RS MEDIA WORLD Archiv)

Ein weiterer wichtiger Faktor, den es bei solchen Software-Invest -Projekten zu berücksichtigen gilt, ist, wie die neue Software die Beziehungen zu den Kunden verbessert. Die Durchführung eines Audits des bestehenden Systems kann hier aufdecken, wie Kunden derzeit bedient werden, sowie Lücken aufdecken. Diese Bewertung ist übrigens ein wesentlicher Bestandteil bei der Bestimmung, wie es weitergehen soll.

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360-Grad-Ansatz verwenden 

Unternehmen verlassen sich zunehmend auf Technologien, die Konsistenz und Flexibilität ausbalancieren, um die Vorteile einer schnellen Markteinführung weiter zu nutzen. In einer Zeit, in der Kunden genau das erwarten, was sie wollen, wenn sie es wollen, müssen zukunftsorientierte Unternehmen einen 360-Grad-Ansatz in Betracht ziehen, um den wahren Wert jeder Technologieinvestition voll auszuschöpfen. Durch das vollständige Verständnis des Kunden werden primäre Speed-to-Market-Ziele integriert, die vom ersten Tag an realisiert werden können.

Zentrale Fragestellungen: Wer nutzt die Anwendung? Funktionieren bestehende Anwendungen gut? Wo liegen die Servicelücken? Verfügt das Personal über die richtigen Fähigkeiten und Kenntnisse, um damit zu arbeiten? Wie schnell oder langsam können Sie die neue Software implementieren? Ist die flexibel genug, um sich auch an künftige Marktanforderungen anzupassen? Was sind die Erwartungen an zukünftige Verbesserungen oder Upgrades vom Anwendungsanbieter?

Software-Invest – Immer auf das Budget achten

Um Budgetparameter zu erstellen, müssen Unternehmen die Kosten-Nutzen-Analyse und die ROI-Schwellenwerte des Unternehmens vor Beginn des Projekts genau untersuchen. Durch die Verwendung einer Modellierungstechnik können Unternehmen den Projektaufwand, die Entwicklungszeiten, die Mitarbeitergröße, die Risikoneigung, die Hardwareanforderungen und vieles mehr schätzen.

Arbeitszeit. Ein weiterer zu untersuchender Aspekt sind die notwendigen Personalstunden, die benötigt werden, um den projizierten Zeitplan einzuhalten. Das ist wichtig, denn wenn dies nicht geklärt ist, können keine ausreichenden Ressourcen zugewiesen werden. Das führt zu Fristversäumnissen und Zusatzkosten. Darüber hinaus ist ein wichtiger Bereich, der überprüft werden muss, alle Vorab- und versteckten Kosten sowie laufende Investitionskosten (Wartung, Betriebskosten, Upgrade-Kosten, zusätzliche Funktionen, Support-Personal usw.). Es ist notwendig, diese Kosten für die nächsten drei bis fünf Jahre in den operativen Haushaltsplänen zu projizieren.

Zentrale Fragestellungen: Wenn Sie ein Altsystem ersetzen, wie hoch sind die damit verbundenen Kosten? Was sind die Kostenauswirkungen beim Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern, Ressourcen, Funktionen oder Features? Gibt es genügend Flexibilität, um einen besseren Tarif für längerfristige Verträge zu erhalten? Wie wirkt sich die Software-Bereitstellung heute und im Laufe der nächsten drei bis fünf Jahre auf mein Budget aus?

Sicherheit auf allen Ebenen integrieren

Die Implementierung neuer Softwaresystemen sollte keine im Unternehmen etablierten und bewährten Sicherheitsmethoden beeinträchtigen. Stattdessen sollte die neue Anwendung nahtlos mit bestehenden Sicherheitsstandards zusammenarbeiten und diese einhalten können. Gerade im Zeitalter wachsender Cyber-Kriminalität wird eine robuste Sicherheit während des Nutzungszyklus immer wichtiger.

Sicherheit & Compliance bewerten. Der Softwareanbieter sollte das Maß an Sicherheit und Compliance bewerten, das die Organisation benötigt. Die Implementierung wichtiger Sicherheitstools wie der Multifaktor-Authentifizierung kann die Sicherheit gegen potenzielle Cyberbedrohungen stärken. Daher ist es wichtig festzulegen, wer auf Daten zugreifen kann, sowie die Möglichkeit zu haben, Berechtigungsstufen nach Bedarf anzupassen und zu widerrufen.

Zentrale Fragestellungen: Ist der Softwareanbieter auf Ihre Sicherheitsstrategie ausgerichtet? Lässt sich die neue Software gut in bestehende Sicherheitsstandards integrieren? Bietet der Software-Anbieter fortlaufenden Support und Fehlerbehebungen? Wie oft werden Daten gesichert? Wie sieht Ihr Disaster Recovery aus? Welche Sicherheitsgarantien bietet der Softwarehersteller und für wie lange?

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Integrationsparameter festlegen

Software-Invest (Foto: Pascal Ballotin / www.pixelio.de)
Software-Invest – Es ist bei der Identifizierung von Schlüsselressourcen von entscheidender Bedeutung, die Kommunikationswege mit den wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen offen zu halten. (Foto: Pascal Ballotin / www.pixelio.de)

Beim Software-Invest sollte schließlich vollständig geklärt sein, welcher Integrationsgrad während der Implementierung erforderlich ist. Das lässt sich mit einem aktuellen Technologie-Stack und die damit verbundenen Vorteile, Herausforderungen und Kosten ermitteln. Je nach Integrationsgrad kann es zusätzliche Stunden dauern, bis alle Systeme vollständig betriebsbereit sind.

Softwaresystem verstehen lernen. Darüber hinaus wird der Erfolg einer neuen oder aktualisierten Software in einer Organisation nicht erreicht, wenn die allgemeinen betrieblichen Vorteile des neuen Systems nicht verstanden werden. Daher ist es unerlässlich, vor dem Go-Live einen Lasttest durchzuführen und genau zu untersuchen, wie sich die Geschäftsanwendungslösung im Vergleich zu den ursprünglichen Anforderungen sowie typischen täglichen Szenarien und Geschäftsprozessen verhält. Durch die genaue Prüfung der Fähigkeiten des neuen Systems anhand der ursprünglichen Anforderungen sind Unternehmen gut positioniert, um seine aktuelle und zukünftige Wirksamkeit zu bestimmen.

Zentrale Fragestellungen: Lässt sich die neue Lösung angesichts der organisatorischen und Kundenprobleme in ein bestehendes System integrieren? Wie einfach lässt sich die neue Software in die Unternehmensanwendungsarchitektur integrieren? Gibt es etwas Zusätzliches, das für eine reibungslose Integration im gesamten Unternehmen erforderlich ist?

Software-Invest – Keine leichte Aufgabe

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung einer Geschäftsanwendung keine leichte Aufgabe ist. Ein sorgfältig geprüfter Evaluierungsplan gewährleistet jedoch eine reibungslose Ausführung. Durch den Einsatz dieser empfohlenen Best Practices sind Unternehmen auf dem richtigen Weg zu einer erfolgreichen Bereitstellung, die eine verbesserte Effizienz, eine höhere Teamproduktivität sowie optimierte Geschäftsabläufe ermöglicht. Infolgedessen wird die gesamte Organisation in der Lage sein, nicht nur die aktuellen Marktanforderungen zu erfüllen, sondern auch zukünftige zu antizipieren.

CIT in Kürze

CIT ist eine innovative und proprietäre Asset-Management-Plattform, die entwickelt wurde, um die Effizienz zu steigern, die Produktivität zu steigern, die Transparenz zu erhöhen, Arbeitsabläufe und Prozesse zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken und zeitaufwändige Redundanzen zu beseitigen. CIT versteht die Schmerzpunkte von Flottenmanagern sowie die Bedeutung der Optimierung von Anlagen, um sie konform und auf der Straße zu halten. Seit mehr als 10 Jahren ist die CIT-Plattform die Technologie hinter dem Flottenoptimierungssystem von CCM.

citinnovations.com

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