Ab 1. Januar 2023 tritt in Deutschland das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“, kurz „Lieferkettengesetz“ (LkSG) in Kraft. Österreich wartet noch ab. Ob so oder so: Es verpflichtet in jedem Fall größere Unternehmen und deren Lieferanten dazu, Umweltschutz- und Menschenrechtsstandards einzuhalten. Nachhaltig und fair zu wirtschaften ist somit keine leere Worthülse mehr – Stichwort „Greenwashing“ –, sondern gesetzliche Notwendigkeit, deren Nichteinhaltung harte Konsequenzen nach sich zieht. Die Vorgaben stellen die betroffenen Firmen vor zahlreiche Herausforderungen. Dazu zählen etwa Adaptierungen der Vereinbarungen und Verträge mit Lieferanten und/oder Kunden. Insofern spielt das Vertragsmanagement eine bedeutende Rolle bei der Verwirklichung des LkSG auf Supply Chain- und Unternehmensebene.
Ein Fachbeitrag von Robin Schmeisser* , ergänzt durch CR HaJo Schlobach
Die von der EU-Kommission unter Präsidentin Ursula von der Leyen vorgeschlagene Richtlinie zu einem EU-weiten Lieferkettengesetz (LkSG) tritt am 1. Januar 2023 in Deutschland in Kraft. Unter dem sperrigen Vollnamen „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“ bildet es künftig den rechtlichen Rahmen, um den Schutz der Umwelt, Menschen- und Kinderrechte entlang globaler Lieferketten zu verbessern. Das bedeutet vor allem für große und mittelständische Unternehmen, die im Ausland Vorleistungsgüter oder Fertigerzeugnisse beschaffen, dass sie Mitverantwortung übernehmen müssen wie etwa für Produktionsverfahren und Arbeitsbedingungen bei ihren Zulieferern in der Lieferkette bzw. ihren Lieferanten. Es verpflichtet sie zudem, spätestens ab dem Zeitpunkt, ab dem sie davon Kenntnis erlangen, Missstände zu vermeiden bzw. sie auch zu unterbinden. Wenn sie das nachweislich nicht tun, drohen ihnen empfindliche Bußen oder sie werden mit Schadensersatzansprüchen von Geschädigten oder Mitbewerbern konfrontiert. Dieses Gesetz soll aber auch die Lieferanten außerhalb der EU schützen, welche sich schon heute an die Richtlinien der EU halten und dadurch mancherorts Wettbewerbsnachteile haben. Denn natürlich ist Nachhaltigkeit auch für diese Lieferanten anspruchsvoller und damit kostspieliger.
Österreich hinkt beim LkSG hinterher
Mit diesem Gesetz ist Deutschland in Europa ein Vorreiter. In anderen Ländern wird derzeit bereits heiß darüber diskutiert. In Österreich hat man sich in der türkis-grünen Koalition hingegen aufs Abwarten geeinigt. Allerdings will Wien dem großen Nachbarn nicht folgen – zum Ärgernis diverser Umweltorganisationen, dem ÖGB und diverser christlichen Organisationen. Dort fordert man sogar strengere Gesetze als sie Berlin umgesetzt hat. Wien wartet jedoch darauf, was aus Brüssel kommt. „Auf EU-Ebene wird derzeit an einem Vorschlag für einen Rechtsakt zu nachhaltiger Unternehmensführung gearbeitet, der Regelungen zur Sorgfaltsprüfung in Lieferketten enthalten wird“, heißt es dazu aus dem Wirtschaftsministerium auf Anfrage des Magazins PROFIL vom 23. Februar diesen Jahres. Und weiter heißt es von der damaligen Ministerin Margarete Schramböck (NÖVP): „Wir beobachten diese Entwicklungen und erwarten einen entsprechenden Vorschlag seitens der Kommission, den wir dann bewerten werden.“
Das LkSG verpflichtet größere Unternehmen und deren Lieferanten dazu, Umweltschutz- und Menschenrechtsstandards einzuhalten. Nachhaltig und fair zu wirtschaften ist somit keine leere Worthülse mehr – Stichwort „Greenwashing“ –, sondern gesetzliche Notwendigkeit.
Hoffnung in Wien: LkSG soll sanfter werden
An dieser Haltung, die sich im Wesentlichen an der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) und der Industriellenvereinigung (IV) orientiert, hat sich bis dato nichts geändert. Dort hofft man auf Nachbesserungen beim EU-Vorschlag, den man in der Praxis „für undurchführbar“ hält, heißt es etwa aus der WKO. Und bei der IV hält man das Gesetz für ein „Bürokratiemonster“. Doch dürfte die Hoffnung auch hier das sein, was zuletzt stirbt. Denn einerseits ist der Vorschlag der EU-Kommission ausgearbeitet. Nachbesserungen dürften nicht zu erwarten sein. Außerdem ist der EU-Vorschlag schon jetzt schärfer formuliert, als das deutsche Lieferkettengesetz. Österreichs Unternehmen tun also gut daran, nicht auf die türkis-grüne Koalition zu warten, sondern sich wenigstens am deutschen Gesetz zu orientieren. Deutschland ist immerhin der größte Absatzmarkt Österreichs und die größte Ökonomie in der EU.
LkSG – Ohne digitale Tools kaum möglich
Die Umsetzung des LkSG ist für international agierende Unternehmen eine Herausforderung. Denn um mehr Transparenz in den einzelnen Lieferketten zu schaffen und die Änderungen, die für das Lieferkettengesetz notwendig sind, effizient umzusetzen, braucht es intelligente Tools. Diese sind bereits heute auch als cloudbasierte Software-Produkte verfügbar. Dabei stellen sich wichtige Fragen für die Verantwortlichen, welche dann auch die Vorgehensweise bei der Umsetzung des LkSG und die Wahl der richtigen Werkzeuge dafür beeinflussen können.
Was das Ziel des LkSG ist und wen es betrifft
Um es noch einmal zu wiederholen: Beim Lieferkettengesetz geht es generell darum, Menschen- und Umweltrechtsverletzungen über die gesamte Supply-Chain hinweg zu verhindern. Das deutsche Gesetz gilt ab 1. Januar 2023 zunächst für alle Betriebe in Deutschland mit mehr als 3.000 Beschäftigten. Erst ab 2024 betrifft es Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern.
Welche Aufgaben das LkSG vorsieht
Zu den Maßnahmen im Rahmen des LkSG gehören etwa die Einrichtung eines Risikomanagements, die Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern. Dazu gehören aber auch die Etablierung eines Beschwerdeverfahrens sowie die Dokumentation und jährliche Berichterstattung. In der Praxis erfordert die Erfüllung der Bestimmungen entsprechende vertragliche Regelungen mit bestehenden und künftigen Lieferanten. Unternehmen sind demnach gefordert, sämtliche relevanten Vereinbarungen zu identifizieren und an die neuen Bestimmungen anzupassen. Schon alleine das erfordert komplexe Managemententscheidungen und auch eine Reorganisation der eigenen Administration.
Worin sich der EU-Richtlinienvorschlag vom deutschen LkSG unterscheidet
Der im Februar 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichte Gesetzesvorschlag für eine fairere und nachhaltigere Wirtschaft fällt teilweise strenger aus als das deutsche LkSG. Signifikante Unterschiede liegen zum Beispiel im erweiterten Kreis der betroffenen Firmen: So müssen neben europäischen auch in der EU tätige Gesellschaften aus Drittstaaten ab 500 Mitarbeitenden und mehr als 150 Millionen Euro Nettoumsatz die Sorgfaltspflichten erfüllen. Zwei Jahre später sind dann Betriebe in ressourcenintensiven Branchen ab 250 Angestellten und 40 Millionen Euro Nettoumsatz dran. Bemerkenswert ist weiters die deutlich konkreter ausformulierte Verantwortung der Geschäftsleitung. Während das deutsche LkSG 2023 in Kraft tritt, gilt für die EU-Lieferkettenrichtlinie nach Billigung durch das Europäische Parlament und den Rat sowie die Ratifizierung durch die Mitgliedstaaten eine Umsetzungsfrist von zwei Jahren. Österreichs Gesetzgeber hat also noch etwas Zeit zur Umsetzung des Vorschlages, sollte jedoch nicht ein allzu lasches LkSG umsetzen.
Österreichs Unternehmen tun gut daran, nicht auf die türkis-grüne Koalition zu warten, sondern sich wenigstens am deutschen Gesetz zu orientieren. Deutschland ist immerhin der größte Absatzmarkt Österreichs und die größte Ökonomie in der EU.
Welche Branchen beim Vertragsmanagement genau hinschauen sollten
Um es vorweg zu nehmen: Ein bestimmter Branchenschwerpunkt lässt sich im deutschen LkSG nicht feststellen. Dennoch kommt etwa auf den Handel oder die Industrie, welche Geschäftsverbindungen mit Tausenden Lieferanten unterhalten, ein größerer Aufwand zu als auf andere Wirtschaftszweige.
Vertragslandschaften übersichtlich gestalten
Zu den größten Herausforderungen gehört branchen- und größenunabhängig der fehlende Einblick in die meist vielschichtige Vertragslandschaft. Einer aktuellen Studie zufolge beklagen 94 Prozent der befragten europäischen Handelsbetriebe die fehlende Transparenz in der Supply-Chain. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass die Beziehung zwischen Käufern und ihren Lieferanten nach wie vor überwiegend auf Papierdokumenten basiert. Das macht es sehr schwierig, Waren und Materialien bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen. Es liegt daher auf der Hand, dass die Digitalisierung des kompletten Vertragsbestandes eine wesentliche Voraussetzung für die notwendige Transparenz und schließlich die rechtskonforme Umsetzung des LkSG darstellt. Mit einer smarten Software gelingt dies einfach und schnell.
Wie modernes Vertragsmanagement beim LkSG helfen kann
Intelligente Tools umfassen hierbei alle Bausteine für die Umsetzung eines modernen Vertragsmanagements auf vier Ebenen. Dazu gehören die übersichtliche Aufbereitung der Lieferanten nach Risikoparametern, die vollautomatisierte Erstellung von Vereinbarungen mit fertigen Vorlagen, der sichere und medienbruchfreie Austausch von Unterlagen mit externen Akteuren sowie die revisionssichere Dokumentation sämtlicher Maßnahmen.
Wie sich Unternehmen Übersicht über betroffene Verträge verschaffen
Üblicherweise sind digitale Verträge in herkömmlichen Netzwerk- bzw. Ordnerstrukturen gespeichert. Die uneinheitliche und redundante Ablagelogik sowie die eingeschränkte Nachvollziehbarkeit stellen Rechtsabteilungen und weitere involvierte Bereiche oft vor große Herausforderungen. Hinzu kommen die erwähnten Vereinbarungen in Papierform.
Vertragsarchiv digitalisieren
Wenn es noch nicht bereits geschehen, müssen Betriebe in einem ersten Schritt ihr gesamtes Vertragsarchiv digitalisieren – und das mit „intelligenten“ Mitteln. Entsprechende Produkte bieten zu diesem Zweck nicht nur Scan-Funktionen, sondern auch OCR („Optical Character Recognition“) und ein neuronales Netz. Durch die Kombination dieser beiden Elemente erkennt die Software automatisch die Vertragsart und die wichtigsten Informationen wie Partner und Fristen. Damit erreicht sie einen hohen Automatisierungsgrad. Außerdem speichert das System, das im Idealfall als Cloud-Service zur Verfügung steht, alle relevanten Daten in Form von digitalen Akten revisionssicher an einem Ort – Stichwort „Single Source of Truth“. Die Berechtigten greifen rund um die Uhr und ortsunabhängig mit jedem handelsüblichen Endgerät darauf zu, bearbeiten Unterlagen und teilen diese systembruchfrei mit anderen.
Wie Verantwortliche raschen Handlungsbedarf identifizieren
Ein modernes Vertragsmanagement-Produkt liefert mithilfe einer integrierten semantischen Volltextsuche schon bei der Eingabe von Schlagwörtern die passenden Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Zudem sind sämtliche Vereinbarungen übersichtlich in individualisierbaren Tabellen und Dashboards dargestellt. Auf diese Weise filtern die Zuständigen den Handlungsbedarf auf Knopfdruck heraus.
Wie lassen sich Änderungen rasch vornehmen lassen
Zur Adaptierung von Vereinbarungen mit Lieferanten stehen von der Rechtsabteilung freigegebene Templates bereit. Metadaten gelangen über Textbausteine und Klauselbibliotheken direkt in die Dokumentenvorlagen und helfen so bei der effizienten Erstellung oder Änderung.
Wie es gelingt, Prüf- bzw. Freigabeprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen
Modernes, cloudbasiertes Vertragsmanagement enthält „Out-of-the-box-Workflows“, die es ermöglichen, Personen einfach in die Prozesse einzubinden und effizient mit ihnen zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus beschleunigt eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU den Ablauf deutlich.
Im intelligenten Vertragsmanagement Termine koordinieren und verwalten
Termine und Fristen wie die Erledigung festgelegter Maßnahmen erfordern besonderes Augenmerk. Ein intelligentes Tool beinhaltet ein automatisiertes und KI-gestütztes Fristenmanagement samt einem mit Microsoft Outlook gekoppelten Kalender. E-Mail-Reminder und Push-Notifications sorgen für die fristgerechte Einhaltung der vertraglichen Pflichten.
Software in der Cloud ist sicher
Cloud-Dienstleister gehören zu den bestgeschützten Unternehmen überhaupt – vorausgesetzt, es handelt sich um einen europäischen Native-Cloud-Anbieter, der die Cloud auf eigener Hardware und mit eigenen Technologien in europäischen Rechenzentren betreibt. Die Sicherheit der Services weist der Provider über eine Vielzahl von Zertifizierungen nach. Das Tool an sich ist optimalerweise ebenso mit umfangreichen Sicherheitsfunktionen ausgestattet. Darunter fallen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein intelligentes Berechtigungskonzept, das nur bestimmten Personen Zugriff auf die sensiblen Vertragsdaten gewährt.
Cloud-Dienstleister gehören zu den bestgeschützten Unternehmen überhaupt – vorausgesetzt, es handelt sich um einen europäischen Native-Cloud-Anbieter, der die Cloud auf eigener Hardware und mit eigenen Technologien in europäischen Rechenzentren betreibt.
Faktor „Zeit“ bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements
Die Digitalisierung eines bestehenden Vertragsarchivs braucht nur wenige Tage. Bedenken hinsichtlich eines ressourcenintensiven Umstieges sind unbegründet. Die Einschulung der Teammitglieder geht schnell über die Bühne, da eine moderne Software intuitiv funktioniert. Durch zielgerichtete Coachings können die Mitarbeitenden Vertragsvorlagen sowie Prüf- und Freigabeprozesse im Handumdrehen selbstständig bauen oder adaptieren. Dank der Cloud lässt sich ein neuer Player rasch in die Supply-Chain integrieren, da eine Installation im Rechenzentrum entfällt. Das hilft dabei, Ausfälle in der Lieferkette zu kompensieren und die Agilität zu steigern.
Kein LkSG ohne smartem Vertragsmanagement
Um mehr Nachhaltigkeit in den Lieferketten sicherzustellen, braucht es mehr Transparenz und Flexibilität im Supply-Chain-Management. Eine cloudbasierte, smarte Standardsoftware wie Fabasoft Contracts unterstützt durch eine Reihe intelligenter Features genau dabei. So lassen sich nicht nur die gesetzlichen Sorgfaltspflichten des LkSG einfach und professionell umsetzen, sondern durch weitestgehende Prozessautomatisierung auch signifikante Wettbewerbsvorteile lukrieren.
Fabasoft in Kürze
Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektronisches Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Zahlreiche namhafte Privatunternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand vertrauen seit mehr als drei Jahrzehnten auf die Qualität und Erfahrung von Fabasoft.
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