FRACHTENMANAGEMENT – Einfache Kommunikation ist gefragt

BAUMIT - Effizienter distribuieren mit Logistiksoftware von Malek (Foto: Marcus Walter)
BAUMIT – Effizienter distribuieren mit Logistiksoftware von Malek (Foto: Marcus Walter)

Wenn 250.000 Bestellungen mit 760.000 Lieferpositionen die Adressaten pünktlich erreichen sollen, bedarf es einer raschen und unkomplizierten Kommunikation zwischen Spediteuren und Frächtern und Herstellers sowie einer guten Frachtenmanagement – Lösung. Der Allgäuer Baustoff-Markenanbieter Baumit setzt hierfür eine ausgeklügelte Logistiksoftware als Frachtenmanagementsystem ein und sorgt damit bei minimiertem Arbeitsaufwand für maximale Transparenz in der Versandabrechnung.

Vom Dübel bis zum Dämmstoff. Baumit liefert alles, was Handwerker und Bauherrn in Deutschland und Österreich so brauchen. Pro Jahr bearbeitet alleine der Allgäuer Markenanbieter von Baustoffen aller Art rund 250.000 Bestellungen mit 760.000 Lieferpositionen, die über 12 bundesweite Werksstandorte abgewickelt werden. Für die pünktliche und kundengerechte Zustellung sorgen etwa 200 LKW-Touren, die täglich von 12 Transportunternehmern mit den unterschiedlichsten Fahrzeugtypen durchgeführt werden.

Logistiksoftware für’s Frachtenmanagement. Um die Kommunikation und die Abrechnung mit den Dienstleistern zu vereinfachen, entschied sich Baumit im Jahr 2018 für die Logistiksoftware M3 der Dresdener Softwareschmiede Dr. Malek Software. Diese wird hier vor allem als Frachtmanagementsystem eingesetzt. „Wir nutzen M3 für das Tarifwesen, die Bewertung und die Rechnungskontrolle, während die Disposition an unsere Logistikdienstleister ausgelagert wurde“, stellt Baumit-Logistikleiter und Projektleiter Alexander Abtmayr fest.

Management: (v.l.): A. Abtey, S. Pfennig (Foto: Marcus Walter)
Management: (v.l.): A. Abtey und S. Pfennig sind zufrieden mit den Effizienzsteigerungen durch M3 (Foto: Marcus Walter)

Eng verzahnt

M3 fungiert bei den Allgäuern als Bindeglied zwischen dem eigenen ERP-System und den Transportmanagementsystemen (TMS) der Spediteure. Diese rechnen ihre Leistungen auf der Basis von rund 70 Tarifbausteinen ab, die je nach Entfernung, Tonnage, Volumen und Nebengebühren zum Einsatz kommen. „Wir konnten unsere komplexe Tariflandschaft mit allen Leistungsarten und Konditionen in M3 abbilden, so dass jetzt bis auf wenige Ausnahmen sämtliche Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet werden können“, betont Sven Pfennig, der die Systementwicklung und den Aufbau des operativen Systems gemeinsam mit Dr. Malek Software vorangetrieben hat. Über die gezeigte Leistung zeigt man sich bei Baumit zufrieden: „Unser persönlicher Ansprechpartner kümmert sich immer sehr zeitnah um unsere Wünsche, so dass wir in den bisherigen zwei Jahren der Zusammenarbeit nur positive Erfahrungen mit Dr. Malek gemacht haben,“ bestätigt S. Pfennig im Gespräch.

„Wir konnten unsere komplexe Tariflandschaft mit allen Leistungsarten und Konditionen in M3 abbilden, so dass jetzt bis auf wenige Ausnahmen sämtliche Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet werden können.“

, Sven Pfennig, Systementwicklung Baumit

Durchgehend digital. Der durchgängig digitalisierte Prozess beginnt mit den vom ERP-System bereitgestellten Lieferscheindaten, die von M3 aufbereitet und an die TMS der Logistikdienstleister übergeben werden. Durch die enge Verzahnung zwischen M3 und den angebundenen TMS kann Baumit den Prozessfortschritt für jeden einzelnen Auftrag überwachen, der künftig mit der elektronischen Übermittlung der Ablieferquittung endet. „Die disponierten und vor allem die noch nicht disponierten Sendungen werden uns auf einem übersichtlichen Dashboard angezeigt, so dass wir bei Bedarf gezielt nachhaken können“, hebt A. Abtmayr hervor. Gleiches gilt für offene Belege, fehlende Daten und die bisherige Kommunikation zum jeweiligen Vorgang.

Automatische Frachtprüfung

Die Schnittstellen zwischen M3 und den Transportpartnern basieren auf dem im Stückgutverkehr weit verbreiteten EDI-Standard V100 von Fortras, wobei die Datenanbindung in manchen Fällen besonders leichtfiel: „Zwei unserer langjährigen Transportpartner nutzen die Software als Transportmanagementsystem, so dass die Vernetzung in diesen Fällen ohne Abstimmung mit anderen Softwarehäusern völlig reibungslos funktionierte“, erinnert sich S. Pfennig.

Überweisungen per Mausklick. Die Frachtrechnungen erhält Baumit je nach Dienstleister im Tages-, Wochen- oder Monatsrhythmus. Sie werden in 96 Prozent aller Fälle elektronisch übermittelt und nach einem definierten Workflow abgearbeitet, wobei die Prüfung automatisch erfolgt. Stimmt der Betrag mit den automatischen Berechnungen des Systems überein, wird dies durch eine grüne Markierung signalisiert und die Überweisung kann dann einfach per Mausklick freigegeben werden. „Bei Abweichungen zwischen Frachtrechnung und den eigenen Kalkulationen prüfen wir die zugehörigen Unterlagen im angeschlossenem Dokumentenmanagement-System“, erläutert A. Abtmayr den Abrechnungsvorgang.

Frachtenmanagement: Mit M3 vereinfachen sich die Prozesse bei Baumit erheblich. (Foto: Marcus Walter)
Frachtenmanagement: Mit M3 vereinfachen sich die Prozesse bei Baumit erheblich. (Foto: Marcus Walter)

Frachtmanagement bringt erhebliche Zeiteinsparungen

Auf dieser Basis lassen sich Fehler schnell aufklären und die entsprechenden Korrekturen vornehmen. „Jetzt erfordern nur noch die Ausnahmefälle unsere volle Aufmerksamkeit, was zu erheblichen Zeiteinsparungen geführt hat“, berichtet Petra Ebert, die den Bereich Rechnungsprüfung gemeinsam mit S. Pfennig betreut. Sie verwaltet pro Jahr rund 30 Millionen Euro an Frachtkosten. Am Ende des M3-Workflows stehen die geprüften, kontierten und verbuchungsfertigen Daten für die FiBu-Verarbeitung im ERP-System von Baumit bereit.

Statistik und Controlling. Ein weiterer großer Vorteil der Lösung besteht im Statistik- und Controlling-Assistenten, der bei Baumit für große Transparenz in der Versandabwicklung sorgt. Als integrierter Bestandteil von M3 kann dieser auf sämtliche Daten zugreifen und auf dieser Basis umfangreiche Auswertungen vornehmen: „Wir sehen auf einen Blick die pro Werk gelieferten Mengen oder können alle Aufträge nach Transportarten wie Planen-, Silo- oder Werksverkehre aufschlüsseln“, hebt Abtmayr hervor. Außerdem liefere ihm das Tool Übersichten über die einzelnen Kostenfaktoren wie Fracht, Diesel oder Maut. Darüber hinaus lassen sich mit dem Statistik- und Controlling-Assistenten verschiedenste Szenarien simulieren. Diese Funktionen erleichtern ihm „die strategischen Planungen enorm“.

Nächste Ausbaustufe

Kein Wunder, dass bei Baumit schon die nächste Ausbaustufe des IT-Projekts geplant ist: Künftig sollen die Frachtführer die Statusdaten bis hin zur Ablieferquittung zu den beförderten Sendungen in Echtzeit an Baumit zurückmelden. Dabei können sie auf ihre eigenen Telematiksysteme oder auf die Lösungen von Dr. Malek zurückgreifen. Hier bietet das Dresdner Softwarehaus die M3 App oder das M3 Frachtführerportal mit WebApp. Seit Juli 2020 arbeiten die ersten Spediteure damit.

Hintergrund von Baumit

Baumit ist ein in Deutschland und Österreich tätiger Markenanbieter für Farb-, Dämm-, Putz-, Sanier- und Bodensysteme, der 2019 einen Jahresumsatz von rund 220 Millionen Euro erwirtschaftet hat. Der Allgäuer Baustoffproduzent mit Sitz in Bad Hindelang beschäftigt an zwölf Werksstandorten in Deutschland rund 600 Mitarbeiter. Baumit in Deutschland ist Teil der SIH Unternehmensgruppe, Schmid Industrie Holding mit Hauptsitz im österreichischen Wopfing. Der österreichische Familien-Konzern verfügt über Baumit-Standorte und Tochterunternehmen in 30 europäischen Staaten sowie in Fernost und beschäftigt weltweit 6.100 Mitarbeiter, die rund 4,5 Milliarden Euro umsetzten.

baumit.de.

Hintergrund Dr. Malek Software

Die Dr. Malek Software ist spezialisiert auf Entwicklung, Pflege und Vertrieb von Speditions- und Logistiksoftware, Telematiklösungen sowie Webservices für Transportunternehmen, Speditionen, Industrie und Handel. Das Dresdner Unternehmen bietet die gesamte Softwarepalette bis hin zu selbst entwickelten Telematik-, Business Intelligence- und Lagerverwaltungslösungen aus einer Hand – das gilt gleichermaßen für lokal installierte Programme und Cloudcomputing-Lösungen. Hauptprodukt des Softwarehauses ist unter “.NET“ entwickelte Speditionssoftware M3 Logisticware. Die Referenzliste des inhabergeführten Unternehmens umfasst über 400 aktive Kunden. Dr. Malek Software beschäftigt über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

dr-malek.de


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