EINKAUF – CPOs übernehmen das Kommando

In der Industrie 4.0 werden die Karten neu gemischt. Kann der Einkauf seine Rolle in der digitalisierten Welt behaupten oder gar stärken? Welchen nachhaltigen Input muss er zukünftig leisten? Die Verbände im D-A-CH-Raum marschieren derzeit voran. Auch der BMÖ hat eine Task Force eingesetzt. Ein Beitrag von Sabine Ursel

Was bedeutet Einkauf 4.0? Und wie bettet dieser sich in Industrie 4.0 ein? Darüber lässt sich trefflich diskutieren. Vor allem über vermeintliche Auswirkungen auf Schnittstellen, IT, Daten und Jobs. Ein Metathema also – gute Zeiten für Berater, Veranstalter und selbsternannte Gurus. Wie das aber immer so ist mit dem Blick in die Glaskugel, stehen Thesen und Hypothesen, Hoffnungen und Befürchtungen ganz eng beieinander. Denn die Realität von morgen lässt sich nicht einfach herbeireden. Sicher ist nur: Wer nicht den Überblick verlieren will, tut jedenfalls gut daran, sich aktiv mit seiner wie auch immer gearteten Rolle der Zukunft auseinanderzusetzen. Augen zu und durch – ein Motto, das den Einkauf ganz schnell weit nach hinten katapultieren kann. Agieren statt reagieren ist wichtiger denn je.

Neue Chancen für Verbände

Dabei geht es beileibe nicht nur um Einkauf 4.0, auch andere Unternehmensfunktionen diskutieren intern ihre Rolle im künftigen disruptiven Umfeld. Es geht somit um den großen Kontext, bei dem sämtliche Unternehmensbereiche sich selbst hinterfragen müssen. Der Einkauf mit seiner abteilungsüberschreitenden Wirkung kann hier durchaus Vorreiter sein. Er muss sich fragen wie er sich in einem voll digitalisierten Zukunftssystem aufzustellen hat, um als ernstzunehmender Partner für Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb, für Dienstleister und Lieferanten entlang der weltweiten Lieferketten (weiterhin) eine gewichtige Rolle spielen zu können? – Keine leicht zu beantwortende Frage, die den Einzelnen rasch an seine Grenzen stoßen lässt. Umso wichtiger könnte daher die Rolle von Verbänden werden. Denn hier können sich viele mit den gleichen Fragestellungen und denselben Interessen treffen, um ihr Wissen auszutauschen. Dabei kann jeder Antworten liefern. Den Verbänden könnte somit bei der intellektuellen Ausgestaltung des diffizilen Themenkomplexes entscheidende Bedeutung zukommen, wenn auch sie ihre Chancen nutzen. Denn sie sollten als Speerspitze der Funktionen Einkauf/Beschaffung, Logistik/Supply Chain Management die Pflicht, deren spezielle (An-)Forderungen in die Köpfe der eigenen Protagonisten und darüber hinaus in eine verbandsunabhängige (Fach-)Öffentlichkeit tragen. So könnten gerade im Zuge der Digitalisierung die Verbände sich als wertvoller erweisen als je zuvor.

Hier kommt etwas auf uns zu, das wir immer noch nicht genau greifen können, aber enorme Auswirkungen haben wird. Das dürfen wir nicht verschlafen. Günter Reider, Einkaufsleiter bei Teufelberger

Verbandsaktivitäten D-A-CH. Die Einkaufsverbände im D-A-CH-Raum, BME und BMÖ, wollen das. Sie positionieren sich als Inputgeber und wollen Ideen bündeln sowie verwertbare Anschubhilfe durch spezielle Veranstaltungsformate und Arbeitspapiere wie Umfragen und Studien leisten. So ist ein Kernpunkt der österreichischen Aktivitäten des BMÖ die im Herbst 2015 ins Leben gerufene Task Force Einkauf 4.0. In Deutschland holt der der große Schwesternverband BME hingegen unterschiedliche Experten an einen Tisch. So machte der Verband gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IM (Dortmund) eine Vorstudie zur Digitalisierung des Einkaufs öffentlich. Der Schweizer Einkäuferverband procure.ch bläst in das selbe Alphorn mit dem Slogan: „Wer nicht digitalisiert, verliert“. Dort behandeln Befragungen und Workshops dieselbe Thematik. Am 9. Mai 2016 kam in diesem Zusammenhang erstmals ein Arbeitskreis mit zwölf eidgenössischen CPOs zusammen, der in den kommenden zwölf bis 15 Monaten viermal gemäß der Road Map „Einkauf 4.0“ tagen wird. Im Fokus stehen priorisierte zukünftige Rollenbilder im Einkauf.

Task Force Einkauf 4.0

Die Task Force des BMÖ vereint CPOs österreichischer Leitunternehmen. In regelmäßigen Runden wird der aktuelle Status von Big Data, Internet der Dinge, Einkauf 4.0 und Industrie 4.0 analysiert. Ziel: ein Aktionsplan mit Lösungskonzepten und Handlungsempfehlungen zur Erhaltung und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und Steigerung von Innovationskraft und -geschwindigkeit. Der Masterplan geht aus von bisherigen praktischen Erfahrungen im Supply Chain Management, von der Gestaltung von Prozessen innerhalb der Wertschöpfungskette und der praktischen Arbeit mit Lieferanten in Entwicklung, Qualität, Innovation und Cost-to-design. Aus den Fragestellungen heraus ergeben sich Anforderungen hinsichtlich Vernetzung, IT-Systemen, Aufgaben des Einkaufs in der digitalisierten Ökonomie sowie Qualifikation der Mitarbeiter.

Forderungen an die Politik. Die BMÖ-Task Force sieht als eine der größten Herausforderung die Kanalisierung riesiger Datenmengen, verbunden mit diversen Anforderungen hinsichtlich Selektion, Einsatzgebieten und Datenqualität. Das Thema Datensicherheit wird vor allem bei zunehmender Nutzung und Verlagerung der Daten in die „Cloud“ tragend. Die sinnvolle Nutzung der Datenflut sei kritisch zu betrachten, heißt es im ersten Zwischenbericht. Task Force und Verband richten sich darin auch an die Politik: Automatisierte Abläufe würden riesige Datenströme generieren, die sich mit dem derzeit bestehenden Breitband-Netz nicht annähernd hinreichend bearbeiten ließen. Rascher Datentransfer und Datensicherung sei in Österreich nur bedingt möglich. Dkfm. Heinz Pechek, Geschäftsführendes BMÖ-Vorstandsmitglied: „Im Vergleich zu den USA und China hinken wir beim Breitband-Internet weit zurück. Ergreift die österreichische Regierung keine Maßnahmen, hat unsere heimische Wirtschaft einen klaren Standortnachteil.“

Argumente, Forderungen, Anforderungen

Komplett-Vernetzung?

Erfahrungen in den Unternehmen zeigen laut Task Force, dass eine komplette Vernetzung derzeit noch nicht möglich ist. Meist wird nach Relevanz zwischen den Lieferanten unterschieden: Nur mit den wichtigeren Lieferanten werden Schnittstellen aufgebaut (Digital Supplier und Non-Digital Supplier). Dateien, die freigegeben werden, sind mit hohem Arbeitsaufwand zuvor erst intern auszuwerten bzw. zu bearbeiten. Rat der Task Force: Für manche Prozesse ist aus Kosten- und Aufwandsgründen eine Vernetzung mit bestimmten Lieferanten nicht sinnvoll. Vorschläge von Beratern und wissenschaftlichen Institutionen, die eine gesamte Vernetzung vorantreiben, sind kritisch zu hinterfragen. Konsens besteht darüber, dass freigegebene Daten auch von Dritten für eigene Interessen genutzt werden. Unternehmen analysieren daher neue Entwicklungen, etwa die „Cloud“. Die junge Generation ist eher bereit, offen mit Daten umzugehen, weil sie mögliche Synergieeffekte sieht.

Luft nach oben bei Lösungen. IT-Lösungen, die alle Ansprüche von Einkauf 4.0-Maßnahmen voll erfüllen, gibt es noch nicht. Dienstleister reagieren auf Basis aktueller Trends und Entwicklungen, haben aber noch keine proaktiven Gesamtlösungen entwickelt. Kurz- und mittelfristig werden viele unterschiedliche kundenspezifische Lösungen vorgestellt werden, eine Konvergenz der Systeme kann allerdings viele Jahre benötigen. Unterschiedliche Meinungen gibt es zu der Frage, wie dieser Prozess über einen längeren Zeitraum hinweg aussehen wird. Wegen der schwierigen Umsetzung eines einheitlichen IT-Systems wären nach übereinstimmender Meinung Multi-tasking-fähige IT-Systeme oder Multi-Lieferanten-IT-Systeme die Lösung. Damit ließen sich Schnittstellen zu unterschiedlichen Lieferanten aufbauen. Das macht freilich die Frage der Datensicherheit zusehends relevanter. Wichtig ist, dass der Einkauf die neuen Systeme „versteht“ und vorteilhaft einzusetzen weiß.

Schnittstellen und Datenschutz

Absolutes Manko besteht hinsichtlich der Gestaltung der Schnittstellen zwischen einzelnen IT-Systemen. Die Gewährleistung reibungsloser Kommunikation ist aber dringend erforderlich. Bei Schnittstellenanbindung und Datenaustausch, insbesondere bei der möglichen Anpassung der Funktion einer Anlage, bestehen Risiken durch Hacker-Angriffe. Höherer Datenaustausch bedeutet genauere NDAs (Non-Disclosure Agreements). Rechtliche Rahmenbedingungen gilt es weiterzuentwickeln. Risikofaktoren, wie politische Stabilität und Datensicherheit, werden zunehmend relevant. Es ist überaus schwierig, den Datenfluss über Landesgrenzen hinweg zu kontrollieren und im Falle von Datenraub juristisch zu verfolgen.

Mitarbeiter und Lieferanten

Der Einkauf selbst hat noch keine klaren Forderungen, wie das ideale System aussehen soll. Soll es ein Produkt/System wie SAP sein? Auch über die Art, wie Prozesse abgewickelt werden sollen, gibt es noch kein klares Bild. Damit geht einher, dass das Personal vielerorts nicht offen gegenüber diesen Veränderungen ist. Ältere lehnen automatisierte Prozesse tendenziell eher ab. Auch Mehraufwand und Personalabbau werden ins Feld geführt. Die Erfahrung zeigt, dass auch Lieferanten anfangs skeptisch sind. Begleitende Unterstützung durch den Einkauf ist erforderlich, um Veränderungen konsequent umzusetzen. Die Task Force berichtet zugleich: Lieferanten haben grundsätzlich verstanden, wo die technologischen Entwicklungen hinführen. Ihnen ist bewusst, dass sie ohne Adaption kaum überlebensfähig sind. Offen: welche Schritte in welchem Tempo?

Veränderung im Personalbedarf. In Bezug auf Mitarbeiterstrukturen wird es zu einer Verschiebung des Personalbedarfs kommen. Gering- oder niedrigqualifizierte Arbeitsplätze werden durch Maschinen ersetzt werden, was auf der anderen Seite zu einer Höherqualifizierung (wo möglich) führen muss. Die zunehmende Automatisierung mit Smart Factories und stark individualisierten (kundenauftragsbezogenen) Produkten bis Losgröße 1 wird Rollenbild und Qualifikationsprofil des Einkäufers verändern. Allgemeiner Konsens: Bevorzugt wird eine technische Ausbildung für die Einkaufsmitarbeiter. Grund: besserer Gesamtüberblick über verbundene Abläufe und Produktionsprozesse. Parallel gilt es, die Kompetenzen der Mitarbeiter in Bezug auf betriebswirtschaftliche und rechtliche Themen zu erweitern. Komplexe Anforderungen an Daten, Datenkommunikation und IT erfordern spezielle Verträge und damit Gewährleistungs- und Schadenersatzregelugen, die an die Erfordernisse der Kommunikation Maschine-Maschine angepasst werden müssen. So wird sich beispielsweise ein „Big-Data-Purchasing-Expert“ in Zukunft mit Risikomanagement aus vertraglicher und technologischer Sicht beschäftigen.

Markante Einzellösungen

Wie sieht der Ist-Zustand in den beteiligten Task-Force-Unternehmen aus? Hierzu gibt es einige Beispiele:

Digitale Fabrik. Die Produktion eines der Task-Force-Unternehmen wird von Maschinen gesteuert. Die gesammelten Daten werden auch in der Planung und anschließend im Einkauf herangezogen, um Prozesse (z.B. Bemusterung, Reklamation) besser gestalten zu können. Einkauf und Produktion sind Treiber.

Manufacturing Execution. Industrie 4.0 umfasst in einem weiteren Beispiel die automatische Prozessdatenerfassung bzw. die Automatisierung von Prozessen, wobei Lohnfertiger noch stark manuell arbeiten. Es besteht eine Anbindung zum Lieferanten. In einem Projekt wird das ERP-System umgestellt, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Schnittstellenfunktionen besser zu nutzen. Der Einkauf erfasst Daten, betreut die Schnittstellen und ist um flexibleren Kontakt mit den internen Kunden bemüht.

Datenflut. Die Unmengen an Daten sind das Hauptanliegen eines der Task-Force-Unternehmen mit Projekt auf Vorstandsebene und Arbeitsgruppe unter Einbindung des Einkaufs. Die Nutzung der Daten geht sowohl in Richtung Kunde als auch Lieferant. Ziel sind „intelligente Produkte“. Der Lieferant wird in die Stücklisten beziehungsweise in den Prozess eingebunden, um die Kommunikation zu vereinfachen. Industrie 4.0 soll die Datenverarbeitung in der Produktionslinie und somit die automatisierte Steuerung der gesamten Fabrik inklusive Lager (nicht nur einzelner Maschinen) ermöglichen.

Schnittstellen. Ein weiteres Task-Force-Unternehmen berichtet von einem großen Gap zwischen den einzelnen IT-Systemen. Die reibungslose Kommunikation ist dringend erforderlich. Die Bestellungen werden über das ERP-System (SAP) verschickt, sie gehen automatisch in die Planung des Lieferanten ein, die (Auftrags-)Bestätigung geht automatisch ins SAP-System zurück. Planungen, Zeichnungen, Normen, Ursprungsländer, Lieferscheine, Rechnungen etc. werden über diese Schnittstelle übermittelt. Eine Kommunikationsverbindung ist in beide Richtungen gegeben.

Lieferanteninformation. In einem anderen Unternehmen werden derzeit 85 Prozent der Bestellungen automatisch übertragen (Ziel: 100 Prozent) und Mitarbeiter zur Verbesserung der Stammdatenqualität im ERP eingesetzt. Lieferanten werden über die strategische Richtung informiert und bei der Einführung neuer Systeme unterstützt. Auf dem jährlichen Lieferantentag wird strikt auf strategische Notwendigkeiten hingewiesen.

Asset Intelligence System (AIS). Eines der Unternehmen steuert die Lagerbestände über ein AIS. Rollende Güterwagen geben Informationen über Fracht und die Position weiter, um Kunden schneller informieren zu können und Waren zügiger ans Ziel zu bringen (digitalisierte Sendungsverfolgung).

China. Die chinesische Fabrik eines anderen Unternehmens wird mittels einer Software gesteuert, die u.a. die Kommunikation unter den Maschinen ermöglicht. Ein automatisierter Service für die eigenen Maschinen wird derzeit realisiert. Die speziell entwickelte Fernwartung soll einen Produktionsstillstand bereits im Vorfeld verhindern (Testphase). Probleme bestehen derzeit noch beim Schnittstellenmanagement.

Zirkel bilden und offen diskutieren