DOKUMENTENMANAGEMENT – Transportwege zur Digi-Transformation

Dokumentenmanagement - Das Digitalisieren von Dokumenten-basierten Prozessen ein erster Schritt in die Digitalisierung darstellen. (Foto: Claudia Hautumm / www.pixelio.de)
Dokumentenmanagement – Das Digitalisieren von Dokumenten-basierten Prozessen ein erster Schritt in die Digitalisierung darstellen. (Foto: Claudia Hautumm / www.pixelio.de)

Eine Untersuchung des deutschen Branchenverbandes der deutschen ITK-Branche, Bitkom, zeigt, dass die Transportbranche hinsichtlich der digitalen Transformation weit hinterherhinkt. Dabei wäre der Einstieg verhältnismäßig einfach. So könnte ein Dokumentenmanagement -System (DMS) mit digitaler Sendungsakte eine adäquate Grundlage für den Einstieg in die Digitalisierung sein.

Digitalisierung ja! Aber wie packen wir es an? – Diese Frage treibt viele Verantwortliche für Prozessmanagement und in der Unternehmensführung um. Der „Digital Office Index“ Oktober 2020 der Bitkom zeigt deutlich, dass der deutsche Mittelstand beim Thema Digitalisierung insgesamt im Mittelfeld liegt. Die Transport- und Logistikbranche bildet jedoch das Schlusslicht im Branchenvergleich. Eine Liste mit fünf Anhaltspunkten könnte Interessenten aus der Transportbranche zeigen, warum auch für sie das Digitalisieren von Dokumenten-basierten Prozessen ein erster Schritt in die Digitalisierung darstellt. Gleichzeitig wird dargestellt, welche Funktionen eine entsprechende Lösung speziell für den Einsatz in der Logistikbranche abdecken sollte.

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Digitalisierung – Mit Rechnungsbearbeitung beginnen

„Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen hatten Logistiker in den letzten eineinhalb Jahren nicht unter Umsatzeinbußen aufgrund der COVID-Maßnahmen zu leiden. Ganz im Gegenteil. Durch den Trend hin zu Online- und Versandhandel mussten sich viele unserer Logistik-Kunden darauf konzentrieren, die erhöhten Anfragen zu bewältigen“, erklärt Didier Hunn, Experte für Logistiklösungen beim Schweizer Spezialisten für Digitalisierung und Cloud-Lösungen, Kendox, gegenüber den Medien. „Dabei hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung und anderen Unterlagen für die täglichen Logistikprozesse – zusammenfassbar unter dem Bereich Dokumentenmanagement – einen geeigneten Ansatzpunkt bietet, um mit einem ersten Digitalisierungs-Schritt eine große Arbeitserleichterung zu bewirken.“

Und in der Tat: Bisher sind die Prozesse in vielen Logistikunternehmen noch sehr Papier-lastig und müssen manuell bearbeitet werden. Für jede transportierte Sendung fallen durchschnittlich ca. 3-5 Dokumente an. Typischerweise gehören dazu Frachtbriefe, Gebinde-Scheine, gegebenenfalls Track & Trace-Informationen, Papiere zu Schäden, Zollunterlagen, etc. – und das für jede Lieferung. Wenn man dies für alle Sendungen und Arbeitstage summiert, fallen selbst bei typischen mittelständischen Logistikunternehmen tausende zu bearbeitende Sendungsdokumente pro Woche an. Sofern die Dokumente mehrheitlich noch manuell verarbeitet werden, ist dies nicht nur sehr ressourcen- und zeitaufwändig, sondern fehlende Transparenz erschwert auch die richtige Zuordnung von Belegen und die rechtssichere Ablage. Automatisiertes und intelligentes Digitalisieren von Dokumenten und entsprechender Prozesse kann eine enorme Arbeitserleichterung bewirken und gleichzeitig die administrativen Verarbeitungskosten pro Sendung deutlich reduzieren. Allerdings muss eine solche Lösung spezifische Anforderungen abdecken. Fünf Needs machen dabei ein adäquates Dokumentenmanagement aus:

Die digitale Sendungsakte oder Speditionsakte

Bei einer manuellen Belegbearbeitung können Zusammenhänge, wie z.B. Anmerkungen im Frachtbrief, schnell verloren gehen. Im Nachhinein ist es aufwendig, die betreffenden Zuordnungen wieder herzustellen. Zudem führen entsprechende Korrekturen dazu, dass z.B. Rechnungen storniert und erneut ausgestellt werden müssen, was die Arbeitslast zusätzlich erhöht.

Sachlogische Erfassung. Mithilfe eines für die Anforderungen der Logistikbranche optimierten Dokumentenmanagement-Systems (DMS) werden Dokumente, Informationen und Vorgänge sachlogisch zusammengefasst. Digitale Akten enthalten beschreibende Eigenschaften (Datenfelder), haben eine vorgegebene interne Struktur oder Gliederung und bieten die Möglichkeit, Berechtigungen für den Datenschutz zu definieren. Eine Sendungsakte beinhaltet definierte Strukturen für Sendungsbelege, Zollbelege, Lagerbelege sowie viele weitere Dokumente wie z.B. Kundenaufträge, Gebinde-Scheine, Track & Trace-Informationen, etc.

Das digitale Prozessmanagement

Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten, wie z.B. bei der Zuteilung der Sendungsnummer zum richtigen Sendungsdossier für die spätere Abrechnung, ist sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig. Medienbrüche erschweren die Bearbeitung zusätzlich. Denn während viele Unterlagen noch immer auf Papier eintreffen, werden andere Dokumente, wie beispielsweise Verzollungsdokumente Ein-/Ausfuhrbescheinigungen, Veranlagungsverfügungen für MwSt., etc.) oftmals digital angeliefert. All diese Unterlagen gilt es zusammenzuführen und dann schnellstmöglich zu bearbeiten. Gerade bei der Kooperation innerhalb von Transportketten müssen beispielsweise die Belege, die dokumentieren, dass die Bestellungen ausgeliefert wurden, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und bereit gestellt werden. Im Fall von saisonalen Spitzen – wie zur Weihnachts-Saison – können viele Logistiker ihre Bearbeitungskapazitäten nicht entsprechend skalieren.

Die Workflow-Engine. Viele DMS-Lösungen verfügen über eine sogenannte „Workflow-Engine“, einen Vorgangsmanager, mit dem auf elektronischen Dokumenten basierende betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden können. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Dokumentenprozesse abbilden. Die Standardisierung und Automatisierung von Routineprozessen sorgt für eine erhebliche Arbeitserleichterung sowie für Transparenz und Beschleunigung in der Prozesskette. Für die Logistikbranche sollten dabei folgende Prozesse in der Lösung integriert sein: Automatisierte Verarbeitung der Sendungsdokumente, wie POD und Frachtbrief etc.; Abweichungsmanagement-Prozesse bei Schäden oder Gebinde-Differenzen; Rechnungsprüfungsprozesse (P2P) für Allgemeinkosten und Sendungskosten (wie z.B. Fremdfahrerkosten mit Validierung zum Auftrag) sowie die Option, weitere Prozesse zu ergänzen.

Das standardisierte Scanning und Capturing

Dokumentenmanagement – Die Transportbranche ist bislang noch Schlusslicht bei der digitalen Transformation (Foto: Pexels / Marcin Jozwiak)
Dokumentenmanagement – Die Transportbranche ist bislang noch Schlusslicht bei der digitalen Transformation (Foto: Pexels / Marcin Jozwiak)

Ein besonders zeitaufwändiger und gleichzeitig fehleranfälliger Prozess ist das manuelle Scannen, Erfassen und Zuordnen von Dokumenten. Gerade unter Zeitdruck, wie bei der erwähnten Bereitstellung von Belegen bei Transportkooperationen/-verbunden oder bei saisonalen Auftragsspitzen, müssen viele Logistiker für diesen Schritt immer noch personelle Ressourcen in Zusatzschichten einsetzen, um die Arbeit im geforderten Zeitrahmen zu bewältigen.

Papierformate erfassen.  Ein DMS sollte auch über eine komfortable Lösung verfügen. Das ist nötig, um etwa in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert und schnell zu erfassen, zu klassifizieren, zu indizieren (intelligente Belegdatenerkennung), in die DMS-Sendungsakte abzulegen und je nach Attributen auch Prozesse automatisiert über das Workflowsystem anzustoßen. Auf diese Weise können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert und mit einem integrierten Lernmodus nach und nach fast ohne personelle Ressourcen verarbeitet werden. Wesentlichen Merkmale, die eine Lösung für Scanning und Capturing dabei erfüllen muss, sind: Die Verarbeitung vom mehreren tausend Belegen pro Tag; automatisierte Belegerkennung mit intelligentem Lernmodus; standardisierte Belegprofile, wie Lieferscheine, POD’s, CMR-Frachtbriefe, AWB’s, Lagerscheine, Rechnungen und Gebinde-Scheine; sowie Belegübernahmen aus E-Mail-Postfächern oder File-Ablagen.

Rechtssichere Belegaufbewahrung und -Archivierung

In einem Beweisfall sowie auch im Rahmen neuer Vorgaben des EU-Lieferkettengesetzes, müssen Unterlagen wie Auftrag, Sendungsdokument, Rechnung, etc. innerhalb einer bestimmten Frist aufbewahrt und bereitgestellt werden.

Rechtskonformes Archivieren. Bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltung ist es sehr wichtig sicherzustellen, dass die verwalteten Informationen auch wirklich rechtskonform und revisionssicher archiviert werden können. Insbesondere dann, wenn digitale Dokumente in einem Rechtsstreit als Beweismittel vorgelegt werden müssen, muss ggf. der Nachweis erbracht werden, dass das digitale Dokument auch tatsächlich dem «Original» entspricht und nicht zwischenzeitlich – beabsichtigt oder unbeabsichtigt – manipuliert worden ist. Um die Rechtskonformität der Archivierung sicherzustellen, muss außerdem gewährleistet sein, dass sich archivierte Dokumente erst nach Ablauf einer vorgegebenen Frist (die sich je nach Dokumentenart unterscheiden kann) aus dem Archiv löschen lassen. Dies lässt sich mit Hilfe von sogenannten. «Aufbewahrungsfristen» umsetzen.

Elektronisches Bearbeitungsprotokoll. Mit Hilfe einer geeigneten DMS-Lösung kann zusätzlich der gesamte Prüf- und Freigabeprozess protokolliert und als „Bearbeitungsprotokoll“ im elektronischen Archiv sowie im Kontext der freigegebenen Rechnung abgelegt werden. Somit ist transparent dokumentiert, wer wann welche Entscheidung oder Freigabe getroffen hat. Neben Kommentaren und Entscheidungen, die im Laufe des Prozesses getroffen worden sind, kann das Bearbeitungsprotokoll unter anderem auch die Kontierungsinformationen sowie weitere Informationen zur jeweiligen Zahlung enthalten.

Integrationen mit Systemen und Branchenlösungen

Digitalisierung findet nicht auf der grünen Wiese statt. Die neu digitalisierten Prozesse und Unterlagen hängen im Regelfall mit weiteren Prozessketten und Systemen zusammen. Für eine umfassende Digitalisierung, Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse ist es daher wichtig, dass Dokumente und Dokumentendaten von der Erfassung und Bearbeitung im Dokumentenmanagement -System nahtlos in die Folgeprozesse und Systeme (eigene Systeme, Kundensysteme, Kooperationssystem) überführt werden können.

Schnittstellenproblematik. Um eine Integration mit vorhandenen Lösungen zu ermöglichen, empfiehlt es sich bei der Wahl einer Dokumentenmanagement -Lösung darauf zu achten, ob diese entsprechende Schnittstellen (Web APIs – Application Programming Interfaces) für Kunden und Partner bereitstellt. Auf diese Weise können nahtlose Integrationen zu bestehenden Anwendungen und Branchenlösungen sehr viel einfacher realisiert werden. Standardisierte APIs und Web-Services, die für Logistiker abgedeckt werden sollten, sind unter anderem Integrationen zu Speditionslösungen, Zollsystemen, Kooperationssystemen, Finanzbuchhaltungslösungen sowie Softwarelösungen für Transport-, Lager- und Unternehmenssteuerung.

Dokumentenmanagement – Ein guter Anfang

Dokumentenmanagement deckt einen Teil der Digitalisierung ab und ist für viele Unternehmen ein sehr guter Anfang und Einstieg, um einfach und effizient in diese Welt zu wachsen. «Das Digitalisieren von Unterlagen und die Zusammenführung in digitalen Sendungs-, Zoll- und Abrechnungsdokumenten oder übergeordneten Speditionsakten, kann mit einer geeigneten DMS-Lösung sehr viele Herausforderungen der täglichen Arbeitsprozesse im Bereich Logistik erleichtern», fasst Didier Hunn zusammen. «Viele unserer Logistik-Kunden konnten durch das Digitalisieren ihrer Dokumenten-basierten Prozesse die Durchlaufzeiten der Verarbeitung wesentlich verkürzen – teilweise um mehr als zwei Drittel. Das schont Ressourcen und die Sachbearbeitenden können sich auf andere wichtige Aufgabenbereiche konzentrieren. Gleichzeitig werden laufend Fehlerquellen reduziert und die Sicherheit in Bezug auf Verlust, Ausfall und rechtssichere Ablage der Dokumente erhöht. Ein DMS ist ein wichtiger Hebel für jedes Logistikunternehmen, denn es bietet die ideale Grundlage und oft auch den Einstieg für die Modernisierung von Logistikprozessen.»

Kendox in Kürze

Kendox ist ein Experte für digitales Dokumentenmanagement und für die Automatisierung von Prozessen in Büro und Verwaltung. Der Schweizer Lösungsanbieter mit eigener Technologie ist spezialisiert auf Kunden in Industrie und Produktion, Handel und E-Commerce, Dienstleistungen und Logistik sowie öffentliche Einrichtungen, Schulen und Universitäten.

kendox.com

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